Paralizado por las continuas interrupciones

Estando en una reunión, suena el teléfono. Es el compañero que ya espera desde ayer tu llamada de contestación. ”Hola, ahora mismo estoy en una reunión, ¿te importa si te llamo por la tarde? Vaya, ¿cuál es el problema?” Entretanto, los presentes aprovechan la ocasión para comprobar sus correos electrónicos en sus móviles y, si es necesario, contestar ya. ”De vuelta al tema, ¿por dónde íbamos?” La reunión se ha prolongado más de lo previsto, así que hay que volver rápido al trabajo. En el pasillo te encuentras con la contable. Te pide que te acuerdes de entregarle la factura de la conferencia de septiembre. Tomas nota mentalmente y sigues en dirección a la mesa de trabajo. Ves un pósit de la compañera de recepción “Recibido paquete, venga a recogerlo p. f.”. El teléfono en la mesa indica dos llamadas perdidas y la bandeja de entrada, correos electrónicos sin leer. A las pequeñeces se contesta enseguida. ¿Qué era lo que ponía entonces en tu lista de actividades?

Los participantes en las pruebas de CI consiguen mejores resultados bajo los efectos de la marihuana que con interrupciones por el teléfono o el correo electrónico

Así o parecido es el día a día en el trabajo de muchos. La mayoría ni se dan cuenta de con qué frecuencia son desviados de sus auténticas tareas. Hace tiempo que este lento proceso de control de los correos electrónicos, las llamadas y las noticas de Skype (precisamente esas interrupciones continuas y “pequeñeces”) tiene consecuencias.

Ya en el año 2005, el psicólogo londinense Dr. Glenn Wilson probó en un estudio que los participantes que fueron interrumpidos por llamadas de teléfono y correos electrónicos durante una prueba de CI, consiguieron de media 10 puntos menos que el grupo de referencia, que sí se pudo concentrar completamente en la prueba. También resultó llamativo que quienes fueron expuestos a molestias, en comparación con los participantes sin interrupción exterior, sacaron el doble de puntuación en los resultados del nivel de estrés experimentado individualmente.

Alarmantes son igualmente estos resultados en relación con los estudios de referencia, en los cuales los participantes terminaron las pruebas de CI bajo los efectos de la marihuana. Estas personas consiguieron en las pruebas de CI unos 8 puntos menos que el grupo de referencia. En esas condiciones lograron incluso mejores resultados que quienes habían sido interrumpidos por llamadas de teléfono y correos electrónicos.

Solo 11 minutos hasta la siguiente interrupción

Resulta naturalmente difícil cuantificar de forma fiable la envergadura de las interrupciones en el trabajo diario, pero los científicos Mark, Gonzalez y Harris, de la Universidad de California, realizaron una investigación y documentaron el trabajo diario de veinticuatro empleados con un cronómetro. Los trabajadores únicamente tenían unos 11 minutos para trabajar en sus tareas concentrados antes de ser interrumpidos. Solo después de 25 minutos pudieron retomar sus tareas anteriores y, entretanto, se ocuparon de otros dos temas más de media. Si se tiene en cuenta que los trabajadores necesitaron sobre 8 minutos para volver a retomar la concentración en una tarea, se evidencia la absurda envergadura de esta forma de trabajo fragmentada. Según los resultados de los científicos californianos, solo quedaban otros 3 minutos hasta la siguiente interrupción.

La pérdida de productividad tiene unos costes de 650 millardos de dólares aprox. al año en EUA

Según las estimaciones, la llamada multitarea tiene solo sobre la economía americana un coste anual de 650 millardos de dólares aprox. al año. Y probablemente esta tendencia seguirá en aumento en los próximos años. Los últimos dominios de la inaccesibilidad desaparecen. El uso de Internet ya es posible incluso en algunos vuelos de larga distancia. Y, dentro de nada, Internet en todas las aerolíneas será el estándar. La tendencia de “trae tu propio dispositivo (BYOD)” fomenta aún más la accesibilidad continua. También en la vida privada hoy día resulta difícil concentrarse en una conversación sin mirar regularmente el móvil. ¿Por dónde íbamos?

Las empresas están desorientadas, faltan soluciones

Continuamente aparecen titulares de empresas que, en relación con los modelos actuales, utilizan vías poco convencionales para volver a incrementar la productividad de sus trabajadores, para reducir con ello el nivel de estrés y para poner fin a la dictadura de las interrupciones. Las empresas americanas han enseñado a hacerlo y ahora también las alemanas están comenzando a introducir los días sin correo electrónico. Maske AG de Hamburgo, una empresa con cierto renombre en el leasing de coches, fue una de las pioneras. Lamentablemente, no disponemos de información sobre las experiencias que ha reunido con ello ni si el día sin correo electrónico se ha fijado. Al contrario que Evonik. Esta empresa ya había comenzado en 2013 una iniciativa por medio de la cual se habría llegado a acuerdos individuales sobre la accesibilidad entre los trabajadores y los superiores. Después de un año, Evonik estima que la balanza es positiva. La recepción de correos electrónicos los fines de semana y durante las noches se ha reducido considerablemente.

Con el fin de evitar la sobrecarga de los trabajadores con los que se contacta demasiado frecuentemente desde el trabajo, hay empresas que han suprimido el régimen de vacaciones formalmente establecido, como Virgin, Netflix y Evernote. Sus trabajadores pueden coger cuantas vacaciones quieren y cuando quieren. Sin solicitud de vacaciones ni largos acuerdos. Es obvio que este principio no resulta controvertido. Se apela únicamente a la responsabilidad de los trabajadores. Pueden coger vacaciones solo cuando el trabajo está hecho y si son prescindibles durante el tiempo de vacaciones previsto. Con estas condiciones, seguro que también hay más de un trabajador que ya no se atreve a cogerlas.

Con relación a las vacaciones, Daimler ha ido incluso un paso más allá. Los trabajadores pueden pedir que les borren sus correos electrónicos durante las vacaciones. El remitente recibe en estos casos un aviso automático de ausencia con los datos de contacto del sustituto correspondiente. De esta forma, los trabajadores de Daimler ni siquiera intentan leer los correos electrónicos del trabajo durante sus vacaciones y, a la vuelta, el buzón de correo tampoco está completamente abarrotado. Mientras tanto, el competidor Volkswagen afronta el problema con una pausa obligatoria de correos electrónicos tras las vacaciones. A partir de una determinada hora fijada simplemente ya no se envían más correos electrónicos.

La cantidad de medidas y el hecho de que hasta ahora ninguna de ellas se haya podido aplicar realmente demuestran que no existían soluciones auténticas de momento. Además, parece cierto que muchas empresas eran realmente conscientes del problema y que ya no aceptan la fragmentación del trabajo diario. Deberíamos continuar, en consecuencia, por esta vía. Y, por cierto: ¿pudo usted leer este artículo hasta el final sin interrupciones?