Responsable de formación: incremento de la productividad y mejora de la eficiencia del personal

El responsable de formación es una figura que responde al departamento de Recursos Humanos de una empresa y con ello colabora para cultivar los talentos internos de la empresa a través de planes formativos a medida.

Sus responsabilidades varían en función del tipo de organización para la que trabaja (una empresa, un organismo público, etc) y dependen de su estructura, dimensiones y objetivos empresariales.

El papel desempeñado por esta figura profesional no es sencillo, porque implica que la empresa adopte un enfoque vanguardista, orientado hacia el desarrollo de las habilidades y las competencias de los recursos humanos, por medio de actividades que parecen no tener resultados concretos.

¿Cómo ha cambiado la percepción de la formación en las empresas?

Hoy en día la competitividad entre las empresas se ha convertido en algo tan grande e implacable, que los sujetos económicos han llegado a razonar exclusivamente en términos de productividad y beneficio, a expensas de las actividades formativas, que todavía no consiguen encontrar su lugar estable y destacado.

Sin embargo, en un panorama tan complejo y desafiante, la formación es un factor clave para el crecimiento de los talentos y el desarrollo de las habilidades del personal interno a las empresas, permitiendo así una mejora del cumplimiento de los objetivos económicos de un negocio.

En las firmas modernas no existe todavía una auténtica cultura de la formación, dado que en muchas ocasiones es percibida como una actividad secundaria y de escasa importancia que quita tiempo al trabajo.

Afortunadamente las cosas están cambiando y también las horas y los días de formación (cursos internos o externos como los de coaching y de teambuilder, actividades en grupo, etc.) han empezado a ser percibidos como “trabajo” a todos los efectos.

 

La figura del responsable de la formación tiene que actuar de forma eficaz para poder desarrollar este tipo de mentalidad en las empresas, con respecto a cualquier tipo de proyecto formativo.

¿Cúal es la función del responsable de formación?

La función primaria del responsable de la formación es la de activar las habilidades propias de cada recurso humano e implantar nuevas, para potenciar su productividad y aumentar así la eficiencia global del personal.

Sus tareas son las de:

• Guiar e integrar las exigencias de la empresa con las necesidades de las personas empleadas.
• Cumplir con las expectativas, tanto de los jefes de departamento como generales.
• Analizar las necesidades globales de cada departamento y elaborar un plan de formación anual.
• Gestionar el presupuesto dedicado a la formación y coordinar a los técnicos de formación y a los tutores.

Para que la productividad aumente y los objetivos empresariales sean alcanzados, el responsable de recursos humanos y el responsable de formación tienen que colaborar y tener claro los objetivos empresariales, para localizar dónde actuar, con qué empleados y de qué forma.

Las 3 fases de trabajo del responsable de formación

Un plan de formación tiene tres fases fundamentales que contribuyen a la creación de un ámbito fértil para el desarrollo y el crecimiento profesional de los recursos humanos.

• La primera fase está relacionada con la transmisión del conocimiento global que abarca tanto las informaciones generales como el “know-how” específico de la empresa.

• La segunda fase se refiere a todo lo que trasciende el conocimiento adquirido a través de la autoformación y abarca también aspectos comportamentales y relacionales propios de la actividad laboral (saber ser).
• La tercera fase está relacionada con el “saber hacer” o el aspecto técnico y humano del trabajo; en esta fase, el responsable de los recursos humanos y el responsable de formación ayudan al empleado o a la empleada a poner en práctica lo aprendido llegando a complementar e integrar correctamente el “saber hacer” con el “saber ser”.

¿Cómo se desarrolla un plan de formación?

Para poder crear un plan de formación efectivo, el responsable de formación tiene que analizar primero las funciones internas de la empresa y esto solo es posible disponiendo de las descripciones formales de cada puesto de trabajo, con la especificación de las responsabilidades, los límites, las competencias técnicas, las necesidades, los objetivos, los derechos y los deberes de cada papel.

Una vez definidos los roles, el responsable de formación analizará los objetivos, tanto empresariales como departamentales: la colaboración entre el responsable de formación y los responsables de los diferentes departamentos es fundamental para el éxito de la estrategia global de la formación.

Terminada la parte de análisis de los objetivos y de las funciones, el responsable de formación tiene que pasar a la fase proactiva, sugiriendo a los responsables de cada departamento los planes de formación específicos, informando de forma clara sobre los métodos, los temas, los motivos y las herramientas que caracterizan cada actividad formativa propuesta.

Un buen responsable de formación es capaz de explicar las necesidades de la empresa en estas jornadas formativas y acostumbrar a los responsables de los departamentos a confiar en la importancia de estas actividades, dejando de razonar solo por objetivos económicos e implantando la cultura de formación como herramienta fundamental para mejorar la productividad y alcanzar los objetivos económicos.