5 reglas para una comunicación telefónica eficaz

Hoy en día la necesidad de saber gestionar las llamadas de trabajo de forma eficaz y positiva es un hecho fundamental para el éxito de nuestra actividad. Debido a la difusión del teletrabajo a raíz de la emergencia sanitaria Covid-19, casi todas las comunicaciones de trabajo se realizan por medio del teléfono o de las videollamadas. Por esto es importante saber cuáles son las reglas de oro para gestionar bien una llamada de trabajo.

Muy a menudo el teléfono suena durante video-reuniones o mientras estamos trabajando en procesos empresariales delicados, y a veces no estamos listos para afrontar la comunicación con nuestros clientes de la mejor manera posible. Para evitar el riesgo de parecer apresurados o de transmitir inseguridad a nuestros clientes potenciales, conviene dotarnos de algunas reglas simples y aprovechar la ventaja competitiva que ofrecen los modernos servicios de secretaría a distancia.

 

1) Sonríe

Cuando estamos cara a cara con un cliente nos movemos dentro de señales no verbales (hechos de gestos, posturas, expresiones) que facilitan la comunicación y la comprensión mutua. Todos estos aspectos desaparecen cuando se teletrabaja o si la cita es virtual. En ambos casos la voz adquiere una importancia central, convirtiéndose en el único vehículo de la comunicación. No olvides sonreír y utilizar un tono amistoso: te ayudará a establecer un contacto emocional inmediato con tus clientes potenciales. Procura también no excederte en la profesionalidad; o mejor: ¡recuerda que profesionalidad no es sinónimo de frialdad y distancia emocional.

 

2) No dejes que te pille desprevenido

Para hacer frente de la mejor manera posible a una llamada de trabajo, es necesario prepararse con antelación. De lo contrario, el riesgo será lo de transmitir al potencial cliente una sensación de falta de profesionalidad, con la consiguiente posible idea de no sentirse tomado en serio. Especialmente cuando estamos inmersos en actividades importantes que requieren toda nuestra energía, es difícil concentrarse en una llamada. E incluso si lo logramos, el estrés causado por la interrupción podría poner en peligro nuestro trabajo.

La solución para evitar estar literalmente abrumados por las llamadas telefónicas es utilizar una secretaria virtual: una voz amistosa y profesional responderá a las llamadas de los clientes potenciales siguiendo las indicaciones anteriormente facilitadas. Tendrás asì todo el tiempo para procesar tu papeleo, y luego podrás contactar con la persona que te buscó. Se trata de una solución con un solo clic: ¡sólo tiene que configurar una transferencia de llamada y apagar el teléfono!

 

3) El momento adecuado para responder y la importancia de la claridad

Asegúrate de contestar antes del cuarto toque. Si se supera este número de toques, en efecto, se corre el riesgo de que quien está llamando se desanime y cuelgue. Responder antes de los cuatro toques puede dar la impresión de “no tener mucho que hacer” y, por lo tanto, no ser muy solicitado en tu sector.

Cuando llames, recuerda presentarte claramente y hablar lentamente para que tu interlocutor pueda ordenar sus pensamientos e identificarte. Así tendrá el tiempo necesario para sentirse cómodo sin sentirse “atacado”.

 

4) Evita el ruido de fondo

Un factor de molestia común cuando se habla por teléfono son los ruidos de fondo. Muy a menudo, una llamada telefónica nos sorprende mientras estamos inmersos en el tráfico o estamos en tren o en metro, o en casa con mucha confusión: Todo ello puede comprometer la claridad de la comunicación. Las dificultades para comprender y hacerse comprender en estos casos generan un considerable estrés y pueden dar un tono “impaciente” a nuestra voz. La necesidad de estar constantemente disponibles no tiene que llevarnos necesariamente a responder al teléfono en las situaciones más inesperadas.

Para evitar ruidos de fondo que podrían distraernos y hacer imposible la conversación, siempre es aconsejable activar un servicio de secretaría telefónica. Gracias a las cómodas aplicaciones para smartphone, como la desarrollada por nuestra empresa, por ejemplo, podrás activar el servicio con un simple clic y desactivarlo con la misma facilidad. Esto te dará total flexibilidad y no tendrás que apagar tu teléfono cada vez que estés fuera de tu horario de trabajo.

 

5)  ¡La conclusión es importante!

Última regla: Cierre siempre la llamada con un breve resumen de lo acordado. Por eso es importante anotarse los puntos más importantes tratados durante la llamada. También es aconsejable agradecer siempre a nuestro interlocutor por el tiempo concedido y no colgar apresuradamente, sino esperar a que el otro sea quien cierre la conversación.

 

Si observas estas simples reglas, en poco tiempo obtendrás una considerable ventaja sobre tus competidores y podrás administrar tu llamadas de forma eficaz y aumentar el número de clientes satisfechos.