Adiós al open space. Bienvenida a la oficina híbrida

Hasta hace muy poco, la oficina open space había sido considerada como la mejor forma posible de arquitectura laboral; en la actualidad, su valor se ha visto disminuido ya que se ha observado que los espacios sin barreras y abiertos comprometen la concentración, la privacidad e incluso la salud de las personas trabajan allí.

De las oficinas tradicionales a los open spaces

El constante cambio de los últimos veinte años en el marco del trabajo y en el concepto de productividad ha ido acompañado por una transformación de los ambientes de trabajo. Desde las oficinas tradicionales se ha pasado, primero a los grandes espacios divididos en pequeños despachos o cubículos, y después a los open spaces, que son oficinas caracterizadas por amplios espacios sin puertas, divisiones ni paredes, destinados a ser compartidos entre compañeros de trabajo.

No obstante, aunque este tipo de oficina diáfana haya empezado a difundirse a principios del año 2000, su creación remonta a los años 50. La idea de crear espacios abiertos sin paredes para incentivar la creatividad de los empleados y aumentar su productividad fue introducida por primera vez en 1958 por los hermanos Schnelle, dueños de la empresa Quickborner en Hamburgo.

Lo que realmente impulsó la difusión de los open spaces a principios del siglo XXI fue el progresivo desarrollo de una visión de trabajo más colaborativa y menos jerárquica. Por ejemplo, hoy en día en las empresas de grandes dimensiones, el trabajo se está llevando a cabo por equipos de trabajo de varias personas y la tendencia es la de adoptar, cada vez con mayor frecuencia, una organización horizontal del trabajo.

Penas y alegrías de los open spaces

El open space es una de las soluciones más utilizadas por las startups, ya que es usado como elemento estratégico. De forma particular, es en las primeras etapas de este tipo de empresa que el proceso productivo suele estar basado en la colaboración. De este modo, un espacio sin barreras fomenta seguramente el intercambio de ideas y la comunicación.

La metodología del open space no ha sido abrazada solo por las pequeñas empresas, sino que se estima que más del 70% de las empresas de Estados Unidos han aplicado el concepto de open space a sus espacios de trabajo, entre ellas incluso Microsoft y Cisco.

Sin embargo, el modelo de oficina open space se ha puesto en duda según los resultados de varios estudios. Ya en 2008, un estudio publicado en el Asia Pacific Journal of Health Management había destacado que los ambientes de trabajo abiertos se veían afectados por una bajada en los niveles de productividad y un aumento en el novel de estrés de los empleados.

Una investigación reciente de la Universidad de Sidney ha confirmado que, en las empresas con espacios de trabajo sin paredes, las principales causas de descontento y frustración son:

• el ruido causado por los demás,
• las continuas interrupciones y
• la falta de privacidad.

Además, un nuevo estudio de la Royal Society ha demostrado que trabajar en espacios desprovistos de barreras reduce el nivel de colaboración entre las personas y, no solo no lo aumenta, sino que afecta negativamente a las relaciones personales entre los empleados, incentivando el aislamiento y reduciendo las interacciones cara a cara.

La solución: la oficina híbrida

Las primeras en ponerse a cubierto han sido las empresas de alta tecnología Twitch y Pinterest, buscando soluciones alternativas a los open spaces y llegando a un tipo de oficina llamada “híbrida”, donde se ha buscado un equilibrio entre espacios abiertos y cerrados, asegurando a la vez la presencia de espacios y ambientes diferentes.

El cambio en el enfoque hacia los ambientes de trabajo es el resultado de una mayor conciencia de las necesidades de las diferentes actividades laborales. Por ejemplo, según una encuesta por Gensler, las personas dedican el 54% de su tiempo de trabajo a tareas que requieren una intensa concentración, difícil de llevar a cabo en las oficinas open space debido al ruido y a las frecuentes interrupciones. Desde este punto de vista, la clave del éxito de las oficinas híbridas está en la incorporación de espacios diferentes que deja que sean las personas las que elijan el lugar donde desempeñar una tarea específica, caso por caso.

Idealmente, la oficina híbrida debería combinar espacios abiertos, despachos privados, salas de conferencia y pequeños cubículos aislados e insonorizados. De esa forma podría responder a las diferentes necesidades y encontrar espacios específicos para facilitar la colaboración y el debate entre las personas, ofreciendo a quien lo necesite un resguardo de las interrupciones y del ruido.

Por último, en estas nuevas oficinas no deberían faltar espacios dedicados a la socialización, como una cocina común o un área para tomar café, para proveer un espacio para la desconexión y el relax a lo largo del día laboral.