Organización y bienestar: cómo programar la jornada laboral

Uno de los secretos para mejorar la productividad individual es desarrollar la capacidad de planificar de forma eficaz nuestra jornada. Aquellos que saben organizar su tiempo de trabajo, de hecho, resultan ser más eficientes, estar más motivados y ser menos propensos al estrés.

¡Organízate o prepárate a fracasar!

«Si fallas al preparar, te estás preparando para fallar.». Esto decía Benjamin Franklin, el prolífico científico y estadista estadounidense conocido sobre todo por ser uno de los Padres Fundadores de Estados Unidos. Hoy la investigación científica parece darle la razón: cuando se trata de productividad, la capacidad de planificar con éxito los compromisos es más importante que cualquier otro factor, incluido el número de horas efectivamente trabajadas.

Un reciente estudio publicado en el Journal of Applied Psychology, ha demostrado cómo las personas que suelen planificar sus días de trabajo alcanzan niveles de productividad significativamente más altos de los que no lo hacen. Además, según este estudio, parece también que las personas que planean de antemano cómo emplear su tiempo laboral son más resistentes a las distracciones y son capaces de mantener mejor la concentración, incluso cuando se les somete a frecuentes interrupciones. Los autores de la investigación subrayan también que quienes suelen organizar sus jornadas sienten un mayor control de su tiempo, factor que contribuye a mejorar la satisfacción en el trabajo y a estimular la motivación.

Cómo planificar el día

1. Una cuestión de prioridad

Lo primero que hay que hacer es determinar cuáles son, entre todas las cosas que tenemos que hacer, las tareas a las que hay que dar prioridad en términos de tiempo o de energía. La forma más fácil de aprender a priorizar las diferentes actividades de nuestra lista de tareas es usar la ‘Matriz de Eisenhower’. Se trata de un esquema basado en cuatro valores (urgente, no urgente, importante, no importante) en los que cada tarea se incluye y agrupa según su nivel de prioridad. Versátil y adaptable a cualquier contexto laboral, la matriz de Eisenhower permite distinguir, por ejemplo, lo que es importante de lo que es simplemente urgente y hace más fácil reconocer las prioridades reales de aquellas que sólo lo parecen.

2. Definición de los objetivos

Establecer las prioridades significa definir también los objetivos del día, ¡pero cuidado!, es importante delimitar con precisión cada uno de los objetivos, ya que una excesiva vaguedad en esta fase puede convertir en inútil incluso el esfuerzo organizativo más disciplinado. Para estar seguros de que estamos definiendo metas realistas, podemos confiar en el método SMART, pensado para permitirnos utilizar el tiempo y los recursos de los que disponemos de la mejor forma posible: basta recordar que un objetivo bien formulado debe ser específico, mensurable, realista, relevante y definido en el tiempo.

3. Estructurar el día

Una vez elaborada una lista de objetivos para el día, es el momento de asignar una duración a la ejecución de cada actividad, para poder destinar una parte definida de nuestra jornada laboral a cada tarea. Si tenemos dificultades para asignar y gestionar los bloques de tiempo destinados a las diferentes actividades, podemos utilizar técnicas como el time-boxing, que asignan a cada tarea un intervalo de tiempo limitado en el cual se puede llevar a cabo, evitando así que se prolongue sin fin y se agote nuestra energía mental.

4. No olvides los momentos de descanso

En la planificación del día es fácil exagerar con el número de tareas a realizar. Por eso es importante recordar que ser capaz de organizar eficazmente las propias jornadas significa también ser consciente de la imposibilidad de ser realmente productivo durante ocho horas consecutivas. Dicho de otra forma, siempre debemos tener en cuenta la necesidad de hacer pausas regulares para estirar las piernas y despejar la mente. Si tenemos días ocupados, podemos aprovechar al máximo los tiempos muertos para un breve descanso: si una tarea incluye el feedback de un colega, por ejemplo, podemos utilizar el tiempo de espera de su respuesta para hacer una pausa.

5. Amortiguar los imprevistos

Programar descansos regulares durante el día ayuda también a gestionar eficazmente los imprevistos: saltarse una pausa para resolver un problema inesperado es mucho más fácil si se sabe que se dispone de otro momento de descanso durante el día.

6. Disfrutar de los éxitos

Planificar el trabajo puede tener un impacto positivo en la motivación personal, pero siempre y cuando se pueda disfrutar regularmente de la satisfacción por completar una tarea. Si trabajamos en proyectos largos o complejos, que no se concluye a lo largo de un solo día, es preciso dividir estos proyectos en mini proyectos más pequeños con metas inmediatas que nos hagan sentir gratificados y así estimular nuestra motivación.