Aprender a gestionar tu tiempo con Chronodex

¿Demasiados compromisos para muy poco tiempo? La gran mayoría de personas se da cuenta de que no disponen del tiempo suficiente para poder llevar a cabo sus compromisos, y muchas sueñan con tener una jornada de 48 horas, tiempo estimado como necesario para eliminar tareas de nuestro listado de cosas por hacer.

Sin embargo, según el psicólogo Roger Buehle, la constante sensación de no tener suficiente tiempo para hacer todo lo que nos gustaría hacer, o que deberíamos hacer, es debido a la escasa capacidad de estimar de forma correcta, el tiempo requerido para cada una de las actividades a las que nos dedicamos o desearíamos dedicarnos.

Según el estudio realizado en la Wilfrid Laurier University por Buehle, tendemos a subestimar en más de un 40% el tiempo necesario para desempeñar un trabajo o una tarea independientemente de su complejidad.

 

Las causas de este error de evaluación son principalmente dos: por un lado, somos víctimas de un excesivo optimismo en la planificación de las tareas, un error cognitivo conocido también como falacia de la planificación, y por otro, tenemos muy poca consciencia del tiempo que realmente requiere desempeñar la actividad a la que nos dedicamos. Aunque la mayoría de nosotros utiliza una agenda para apuntar las actividades cotidianas y las citas, en muy pocos casos tenemos la costumbre de realizar un seguimiento de la duración de cada actividad, para luego poder utilizar esta información como punto de referencia para planificar las tareas futuras. La idea de dedicar esos valiosos minutos de nuestra jornada al registro de lo que hacemos y a su duración puede parecer contraproducente para todas aquellas personas que tienen la impresión de que les falta tiempo, pero, en realidad, hacer seguimiento de las actividades es el primer paso para aprender a gestionar nuestro tiempo de forma eficiente.

 

El sistema Chronodex

Chronodex ha sido concebido por Patrick Ng con el objetivo de encontrar una alternativa creativa a la rígida estructura cuadriculada de las típicas agendas tradicionales. La principal fortaleza de este sistema reside en el hecho de que permite hacer el seguimiento, de forma sencilla, tanto de las actividades, como de su duración, proporcionando una visión detallada de la forma en la que invertimos nuestro tiempo día tras día. Chronodex se basa en un diagrama formado por círculos concéntricos que, a su vez, son repartidos en sectores de una hora de duración cada uno, representando así la totalidad del día. El anillo central está dedicado a las horas que van desde la medianoche hasta las 9 de la mañana; el anillo central representa la franja horaria siguiente (desde las 9h hasta las 21h); el anillo más externo está dedicado a las horas nocturnas (desde las 21h hasta la medianoche).

Los compromisos, las citas y las actividades son anotadas en la parte exterior del diagrama según el sector que represente la hora de inicio. Una vez finalizada la tarea, y antes de pasar a la siguiente, es preciso rellenar los sectores correspondientes a su duración con colores o con patrones diferentes según el tipo de actividad realizada. Gracias a esta estructura de círculos concéntricos que se asemejan al mecanismo del reloj, Chronodex permite visualizar con inmediatez la distribución de las actividades durante las 24 horas, mientras el uso de los colores transforma el diagrama en un auténtico gráfico que nos muestra cómo hemos invertido nuestro tiempo.

También se incluyen diferentes informaciones en el espacio que rodea el diagrama, permitiéndonos así, utilizar el Chronodex incluso como un mapa mental del día.

 

Chronodex está disponible de forma gratuita y puede ser descargado directamente desde el sitio web de su autor y ser añadido a nuestra propia agenda de papel, o ser utilizado en formato digital por medio de la aplicación GhostWriter Notes, disponible para Ipad.

 

Optimizar los procesos, reducir los desperdicios de tiempo

Además de adquirir una mayor conciencia acerca de cómo empleamos nuestro tiempo, la ventaja de utilizar Chronodex como herramienta para el time-tracking, es poder comparar de un vistazo, diferentes días o diferentes períodos de tiempo, permitiéndonos detectar hábitos y patrones recurrentes. Todo eso nos permite identificar el tiempo malgastado y descubrir cuales son las actividades recurrentes a las que nos dedicamos cada día y así intervenir en aquellos procesos vinculados con estas actividades para optimizarlos y ahorrar tiempo en su ejecución. Además, gracias al sistema Chronodex podemos también monitorizar aspectos de nuestra vida cotidiana, como la cantidad de horas de sueño o la relación existente entre el tiempo dedicado al trabajo y aquel reservado al relax, ambos son aspectos fundamentales tanto para la productividad personal como para nuestro bienestar psicofísico.

De esa manera podremos intervenir oportunamente sobre nuestros hábitos, modificar nuestro estilo de vida y aprender a dedicar, por ejemplo, el espacio adecuado al descanso, o conseguir un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada.