Aprender a organizar la jornada laboral y mejorar la eficiencia y la productividad trabajando desde casa
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Hasta hace un año la mayoría de las personas desempeñaba su trabajo desde una oficina de la empresa u organización para la que trabajaba. Debido a la emergencia sanitaria Covid-19, el teletrabajo o el smart working se ha convertido en una modalidad globalmente adoptada.
Pro y contra de trabajar desde casa
No todo el mundo ama trabajar desde casa: hay muchas personas a las que le gusta la rutina que la oficina genera, que echan en falta la cercanía de los compañeros de trabajo y, en la mayoría de los casos, que no consigue concentrarse y tener una buena productividad cuando trabajan en casa.
Por cierto, esta modalidad de organización del trabajo tiene sus pros y sus contras.
Hay pros que impactan positivamente tanto en la salud de nuestro planeta como en nuestro bienestar, por ejemplo:
- La flexibilidad horaria y la autonomía en la organización de las tareas reducen el estrés y mejoran la conciliación entre la vida personal y la laboral.
- Se dispone de más tiempo durante el día que se puede destinar a actividades deportivas, de ocio o de relajación. Se puede ahorrar el tiempo que antes se dedicaba a los desplazamientos al lugar de trabajo.
- Se ha reducido el nivel de contaminación y ha mejorado la calidad del aire en las áreas urbanas, debido a la limitación de los desplazamientos.
- La reducción de costes de gestión de grandes espacios de trabajo con todos los gastos extra que esto conlleva a las empresas.
Los contras dependen mucho de las personas, pero lo que más se ha notado durante este año ha sido:
- El empeoramiento del estado físico y psicológico de las personas por un prolongado sedentarismo y aislamiento.
- La incapacidad o imposibilidad de delimitar los espacios tanto físicos como mentales para evitar la saturación mental por asuntos de trabajo.
- El empeoramiento de la concentración y de la productividad por condiciones ambientales y por la falta de costumbre en temas de auto-organización.
- La dificultad de coordinación y de hacer los seguimientos de proyectos por parte de los supervisores o team-leaders.
Entonces ¿cómo podemos mejorar nuestra concentración y productividad si estamos trabajando desde casa?
Aquí tenemos algunos consejos y pequeñas acciones que nos ayudarán a optimizar nuestro tiempo de trabajo y a mantener la productividad alta.
1.Crea un espacio de trabajo adecuado para ti
La concentración y la productividad están directamente conectadas y, por lo tanto, afectadas por el entorno y el espacio en el que trabajamos.
Si trabajamos en un lugar bien organizado para el tipo de tarea que tenemos que desempeñar e iluminado correctamente, es mucho más probable que consigamos mejores resultados en menos tiempo.
2.Organiza tu día de trabajo
Si al espacio de trabajo adecuado le añadimos una organización y planificación de las tareas bien estructurada conseguiremos aprovechar al máximo nuestro horario laboral.
Para poder organizar el día de trabajo es bueno:
- Hacer un listado de las tareas y utilizar alguna de las app que ayudan a organizarlas y a repartirlas (incluso con otros colaboradores);
- Dividir los proyectos y en micro-proyectos para poder tener un seguimiento más llevadero e inmediato.
- Utilizar apps y software (Asana, Trello o el mismo Google Calendar) para tener todo bajo control gracias a sus interfaces gráficas atractivas y su forma de funcionar tan intuitiva.
3.Limitar las interrupciones
Para poder desempeñar nuestras tareas de manera efectiva y rápida es bueno limitar las distracciones y las interrupciones. La mayoría de las distracciones están provocadas por los mensajes del móvil y las llamadas entrantes. Una solución podría ser la contratación de un servicio de secretariado a distancia que atienda tus llamadas por ti cuando necesitas estar concentrado y trabajar sin interrupciones.
4.Descansos programados, música relajante y pequeños ejercicios físicos
Estar concentrados y productivos supone estar relajados y sin estrés. Cuando organizamos el día de trabajo es bueno programar también descansos y pausas para cafés.
Levantarse cada hora y pasear un poco e incluso hacer un poco de estiramiento, son prácticas que deberíamos incluir en nuestra rutina laboral. Escuchar ruidos blancos o música puede ayudarte a estar concentrado y al mismo tiempo relajado.
Como decían los antiguos romanos “mens sana in corpore sano”, es decir, si cuidamos de nuestro cuerpo, nuestra mente también se beneficiará.
5.Desconexión digital
Está claro que en este momento con la casi inexistente delimitación entre espacio laboral y personal está siendo muy difícil desconectar de nuestro trabajo.
Por suerte hay pequeñas acciones que nos pueden ayudar a poner límites entre las dos esferas, la laboral y la personal. Una de ellas puede ser la de comunicar a los clientes y a los compañeros de trabajo nuestro horario de atención telefónica o telemática. Además, disponer de dos líneas telefónicas, nos permite desconectar el teléfono del trabajo en el momento en el que nuestra jornada laboral termina.
Permitir a los asuntos de trabajo entrar demasiado en nuestra vida privada lleva a niveles de estrés muy altos con un consecuente empeoramiento de nuestra concentración y productividad.
Trabajar desde casa puede ser un reto, pero organizando la jornada laboral y dividiéndola entre momentos de trabajo y de descanso, la concentración y la productividad mejorarán. Además, limitando las distracciones y aprendiendo a delimitar la esfera privada y la laboral, volverá el bienestar físico y la eficiencia en el trabajo.