Cinco estrategias para no posponer constantemente las tareas desagradables

Tareas molestas, aburridas o difíciles: son precisamente las tareas desagradables, que sabemos que tenemos pocas ganas de realizar, las que más tenemos tendencia a posponer tanto como podamos, hasta que ya no sea posible. Desafortunadamente las tareas que menos nos gustan tampoco se realizan solas, independientemente de cuánto tiempo necesitemos dedicar. Además, si no tenemos suerte, la tarea original se ha acumulado con el tiempo y forma una montaña más grande de problemas, lo cuál nos cabrea aún más. Es mejor, por lo tanto, identificar las causas de posponer dichas tareas y el desarrollo de estrategias en contra de demorarlas demasiado.

1. Pospone una tarea porque no tiene tiempo para realizarla

Es la “excusa” más popular, con la que todos hemos justificado alguna tarea que no queríamos realizar en su debido tiempo. Entonces, ¿qué hacemos? Cuestiónese qué bloquea la ejecución de estas tareas y si es posible, ocúpese de otras tareas. También quizás pueda encontrar a alguien fiable que pueda hacer dicha tarea. Si realmente no tiene tiempo para llevar a cabo esta tarea tan desagradable, pero se trata de una tarea importante, debe crear tiempo o delegar la tarea de modo que en algún momento pueda hacerla desaparecer de su lista de cosas pendientes por hacer. A veces resulta útil asignar una franja de tiempo a la realización de la tarea en el calendario para programar un momento adecuado para llevarla a cabo. La pregunta es precisamente si todas las demás tareas que uno debe hacer y la tarea para la cuál “no tenemos tiempo” son realmente urgentes o importantes. Para ello también ayuda la categorización de todas las tareas en la denominada matriz BCG o de Eisenhower. De esta forma reducimos el riesgo de asignar prioridades equivocadas a la realización de nuestras tareas.

Consejo: la excasez de tiempo tiene siempre dos posibles causas: demasiadas tareas o una baja productividad. Reconocer este último no es fácil, pero una vez que lo admitimos nos deja ver otras posibilidades. Las interrupciones debidas a llamadas de teléfono nos supone, por ejemplo, perder tiempo más productivo de lo que pensamos. Incluso si hubiéramos estado hablando durante sólo 2 minutos con la persona que llama, nuestro cerebro necesita otros 10-15 minutos para sentarse de nuevo con la plena concentración que teníamos en el momento que hemos interrumpido la tarea. Si recibimos sólo 6 llamadas telefónicas al día, esto supone entre 1 hora o 1 hora y media en las que no trabajamos realmente de manera productiva. ¿Qué podría hacer en lugar de esto si ese tiempo del que dispone fuese plenamente productivo? Simplemente el hecho de delegar un servicio telefónico para las llamadas entrantes ya contribuye a aumentar su productividad de manera significativa.

2. Pospone una tarea porque no le gusta

Muchos consejeros piensan que no se debe nunca aceptar tareas que no nos gustan. Pero si observamos la realidad: siempre habrá tareas que no nos gustan y que, desafortunadamente, no podemos delegar. Lo que sí ayuda en esta situación es simplificar, o reducir al menos la tarea. Antes de no realizar la tarea en absoluto, podemos quizás estar ya satisfechos con una realización del 80% tal como se esperaba y el 20% restante con menos perfeccionismo.

3. Pospone una tarea porque está desmotivado debido por su gran magnitud

Descomponga la tarea en tareas más pequeñas y manejables, de manera que cada una de estas minitareas no le lleve más de 30 minutos en su realización. También comience con la minitarea más fácil de todas, para poner su pie ya dentro de la tarea. Una vez que hemos comenzado, va a ser mucho más fácil tomar los próximos pasos.

4. Pospone una tarea porque no quiere realizarla o la considera poco importante

Aquí entra en juego la matriz Eisenhower. Así que sea honesto con sí mismo y la tarea: ¿Qué pasaría en el peor de los casos, si no realiza la tarea? Quizás pertenece esta tarea a la clasificación “ni urgente ni importante”? Pero no se olvide de preguntarse quién o qué ha causado que esa tarea esté presente en su lista de tareas pendientes. Probablemente fué por un buen motivo y la tarea debería simplemente suprimirse si dicho motivo deja de existir o ha cambiado.

5. Pospone una tarea porque no sabe como empezar

Esto parece a primera vista una buena razón para dejar una tarea fuera de su vista. “No sé ni qué hacer ni cómo hacerlo. Así que no puedo ejecutar la tarea.” Bueno, por supuesto que no es tan fácil. La solución más simple sería encontrar a alguien que esté familiarizado con el tema y delegarle a él la tarea o ofrecerle un cambio de una tarea por otra. Si esto no fuese posible, puede buscar por lo menos el asesoramiento y apoyo de alguien que tiene los conocimientos o know-how. Si usted tiene que hacer frente a tales tareas a largo plazo, probablemente tendría sentido pensar en seminarios o talleres apropiados para llegar a ser experto en dichas materias.