Cómo elegir el espacio de trabajo más adecuado

En un mercado en rápida expansión como los espacios de trabajo temporal, en el que la oferta es tan amplia como diferenciada, orientarse puede ser difícil. Aquí te ofrecemos una breve guía de las características más importantes que hay que tener en cuenta cuando eliges un espacio de trabajo temporal.

La palabra clave cuando hablamos de espacio de trabajo temporal es flexibilidad. Las oficinas temporales, primas de los coworkings, constituyen la respuesta a las necesidades de combinar las funciones de una oficina tradicional con las nuevas modalidades de trabajo smart, caracterizadas por la flexibilidad de horarios y espacios. Lo que atrae a varias categorías de profesionales es la naturaleza flexible de una oficina temporal: bufetes que necesitan espacios de representación para acoger a la clientela, autónomos que trabajan en un lugar diferente a donde viven, o startups en búsqueda de una sede. Categorías diferentes tienen exigencias diferentes, por eso el primer paso es identificar nuestras necesidades: ¿Por qué deseamos alquilar una oficina temporal? ¿Qué servicios y dotaciones necesitamos? ¿De cuáles servicios podemos prescindir?

 

Ubicación

La ubicación de la oficina puede resultar fundamental para el éxito de nuestra actividad, por lo tanto, deberíamos elegirla con mucho cuidado. Saber cómo llegamos a la oficina (coche, bici, transporte público), en que franja horaria ocupamos los espacios (mañana, tarde, noche), cuántos y qué clientes recibiremos, nos ayudará a priorizar algunos aspectos, como el prestigio del edificio, la zona en que se encuentra, la posibilidad de aparcamiento, la posición con respecto al transporte público y al atasco, cercanía de bares, restaurantes y otros servicios.

Encontrar la ubicación más adecuada para nuestras exigencias podría significar negociar algunos puntos: si estamos buscando una oficina de representación, por ejemplo, podemos renunciar a tener cerca amplias zonas para aparcar y elegir zonas más centrales y lujosas. Si estamos sometidos a frecuentes desplazamientos, nuestra prioridad será evitar el tráfico y poder disfrutar del transporte público, descubriendo así que un barrio menos prestigioso se adapta mejor a nuestra actividad.

 

Ruido

El nivel de ruido ambiental sigue siendo uno de los aspectos más subestimados a la hora de elegir una oficina. El ruido tiene un impacto negativo sobre el rendimiento: estudios recientes han demostrado como un ruido de fondo reduce nuestra capacidad de concentración, aumenta nuestros niveles de estrés y perjudica nuestra productividad.

Cuando elegimos una oficina temporal debemos tomar en cuenta el ruido ambiental presente en las instalaciones y la presencia de eventuales dispositivos de insonorización, como paneles anti-ruido, para estar seguros de que no se supere el límite de 65 decibelios, es decir el valor máximo de seguridad establecido por la Organización Mundial de la Salud. La mayoría de los business center permite a los potenciales clientes visitar las instalaciones antes de decidir alquilarlas, por lo tanto, es aconsejable realizar una inspección (preferiblemente en los horarios de mayor actividad) para evaluar personalmente cual es el nivel de ruido de los espacios.

 

Servicio de domiciliación del correo

Algunos business center ofrecen la posibilidad de enviar la correspondencia directamente a la dirección de la oficina temporal. Para quien busca una sede para su actividad, poder recibir la correspondencia es esencial, cosa útil también para quien desea una oficina de representación: las ventajas relacionadas con el prestigio de tener una oficina en una zona renombrada pueden perderse si los correos tienen que ser dirigidos a otra dirección, con el riesgo de que se pierdan o de que los clientes no entiendan el porqué de esta diferencia en las direcciones.

 

Sin embargo, incluso para quien no tiene necesidades específicas en términos de correspondencia o de prestigio, el servicio de domiciliación de correo puede representar una conveniencia que no tiene precio: poder delegar la gestión de los correos o de la entrega de paquetería por parte de mensajeros, permite ahorrar mucho tiempo.

 

Servicios auxiliares

No tener que preocuparse por los aspectos prácticos de la gestión de las instalaciones es unas de las mayores ventajas de una oficina temporal: de hecho, es la administración del business center la que se ocupa de cuestiones como el mantenimiento de las calderas y los equipos, del buen funcionamiento y reparación de las instalaciones y de la limpieza de los espacios. Beneficiarse de un despacho temporal también permite externalizar otras actividades de gestión:  por ejemplo, en los business center más equipados, está disponible un servicio de recepción y secretaría, que se ocupa tanto de la gestión de las llamadas como de recibir a los clientes.

En la elección de una oficina temporal, tenemos que comparar varias ofertas en términos de servicios complementarios y de facilidades de seguridad existentes: un servicio de portería y secretariado eficiente, con control de los accesos y recepción integrada, puede asegurarnos la tranquilidad necesaria para poder aprovechar de la mejor manera el tiempo pasado en la oficina.