Cómo hacer las reuniones de trabajo más breves y efectivas

Las reuniones de trabajo son inevitables, y en muchos casos pueden llegar a convertirse en un problema si no se organizan de forma adecuada o si son improductivas. Pueden llegar a suponer muchas horas de trabajo de personas que podrían haber invertido su tiempo y conocimientos en realizar alguna otra tarea más productiva para el negocio.

Reuniones rutinarias

Cada vez son más las empresas que aplicando la metodología Scrum deciden reunirse diariamente nada más comenzar el día, para revisar ciertos puntos diariamente. En muchos casos se cae en la rutina de celebrar estas reuniones sin que realmente lleguen a aportar ningún beneficio y debido a eso son muchas las reuniones de este tipo que deciden hacerse de pie, sin sentarse alrededor de una mesa. Al realizarse de pie, se supone que la reunión será más corta, pero siempre está el empleado con ansia de protagonismo o el que no concreta que hace que la reunión se alargue.

Deporte en la reunión

Una nueva tendencia es realizar la reunión a la vez que algún ejercicio físico, de modo que no haya más remedio que ser breves en la misma. Eso sí, requiere de personal que se encuentre en forma y sin dolencias, pues no todo el mundo puede realizar este tipo de ejercicios. Un ejemplo de esto son las reuniones donde todos los participantes están tumbados boca abajo en el suelo, formando un círculo entre sí. Las reglas son que cuando uno habla ha de colocar los brazos correctamente y apoyarse en la punta de los pies, tomando la posición de la plancha. Este ejercicio es duro de realizar y por lo tanto el que habla lo hará poco tiempo, asegurando así que sea directo y concreto, y de este modo haciendo la reunión más breve. Aunque no tiene por qué ser más eficaz.

El ejercicio físico ayuda a ser más creativos, además de ponerse en forma y tener una mejor salud, así que ¿por qué no incorporarlo a las reuniones diarias? De este modo se liberaría estrés, se crearía una complicidad entre los asistentes a la reunión y reduciría el tiempo dedicado a las mismas.

Organizar la reunión

Hay otras muchas técnicas que sin requerir esfuerzo físico pueden servir para hacer que se saque más provecho de las reuniones, y podrían dividirse en varias fases de la reunión: antes, durante y después de la misma.

Preparando la reunión

Antes de la reunión es conveniente planificar bien la misma, definir los puntos a tratar y quien debe realmente acudir a ella. Es importante enviar la convocatoria a los que deben asistir con bastante antelación y con la información necesaria para que los asistentes ya lleguen con los datos o con la documentación que hace falta para el buen desarrollo de la reunión. Y por supuesto, poner una duración a la misma, para que no se alargue en el tiempo más de lo necesario.

Ejecutando la reunión

Durante la reunión se debe tener un moderador, y asegurarse de seguir el desarrollo de los puntos establecidos en la convocatoria. La puntualidad de los asistentes es fundamental, así como no permitir que nadie acapare la reunión o desvíe los temas creando la figura del coordinador de la reunión.

Conclusiones de la reunión

Después de la reunión se debe realizar un acta de la misma, donde se deje constancia de lo sucedido y de ese modo que cualquier que lo necesite pueda ver un resumen de lo acordado y se pueda ver también lo efectiva que ha sido, pues muchas veces hasta que no se redacta lo que ha tenido lugar no se es consciente de si ha sido productiva o no.

Si tenemos en cuenta los puntos anteriores a la hora de lanzar una convocatoria para una reunión y le añadimos un esfuerzo físico seguro que tendremos menos reuniones y que las que tendremos será más cortas y productivas. ¿Estás en forma para la próxima reunión?