Cómo mejorar la organización de tareas de una empresa

La gestión de una empresa es una tarea complicada que ha de hacerse con conocimiento de las distintas metodologías que se pueden aplicar a las distintas áreas o departamentos de la misma. Es importante conocer que metodologías hay que nos permiten mejorar la productividad y tener el trabajo mejor organizado.

Metodología Lean Thinking

Una metodología de éxito demostrado es la llamada Lean Thinking, y tiene su origen en Japón a finales de los años 40. Este pensamiento “Lean” tiene dos pilares, por un lado, la mejora continua y por otro lado la mejora radical. Se trata de conseguir que las empresas y los procesos sean cada vez más eficientes, pero con la curiosidad de que para ello no hay que aumentar el volumen de personas dedicadas ni recursos ni materiales.

Reducir lo no necesario

Un modo de ser más eficaz y más productivo es reducir todo aquello que no es necesario o fundamental. Si se reducen los costes creados por la “no calidad” se puede tener un proceso sin costes extras, es decir, un proceso sin aquellas tareas que están lejos de aportar valor al producto o cliente final. Si se centran los esfuerzos en aquellas tareas que sí que aportan valor y en la mejora continua se consigue aumentar la eficiencia del proceso o tarea y en definitiva, de la compañía.

¿Qué se puede eliminar?

En todo proceso el coste tiene una parte fija que no se puede eliminar, y una parte extra que puede ser reducida al máximo. Toda aquella tarea que no aporta valor a un proceso debe ser considerada un desperdicio, y hay que tratar de identificarlo y eliminarlo en la medida de lo posible para tener una empresa realmente efectiva, bien organizada y con resultados positivos.

¿Qué sobra en las empresas?

Hay muchos tipos de desperdicios en las empresas. Algunos son tangibles y otros no. La información y la comunicación es un aspecto a considerar que puede ser un desperdicio en muchos casos, pues una mala transmisión de las tareas a realizar o incluso obtener y manejar datos que no aportan nada pueden hacer perder mucho tiempo y recursos. La supervisión de tareas y de decisiones es otro desperdicio cuando hay más personas de la cuenta implicadas en estas tareas.

Desde el punto de vista de los recursos humanos un desperdicio sería no tener a los empleados motivados, dejar escapar el talento o que las personas no tengan definidas sus responsabilidades.

Por supuesto que derrochar material, electricidad y tiempo es otro de los desperdicios que suponen un coste para la empresa. Por eso la correcta organización del trabajo reporta una eficiencia en las tareas diarias que no aporta más que beneficios a la empresa.

Planificación adecuada

Para mejorar la planificación y de ese modo mejorar la organización de tareas es importante tener en cuenta las tareas que realmente aportan valor, de modo que a la hora de organizar las tareas no se destine tiempo a cosas que realmente no importan.

La optimización de los procesos, el orden de los espacios y la maquinaria, la sistematización de ciertos trabajos y concienciar a los empleados de la importancia de la mejora continua es esencial para poder planificar las tareas que son fundamentales para dar valor al cliente final.

Algunos ejemplos de mejoras sencillas

Se deben reducir e incluso llegar a eliminar esas reuniones poco productivas que solo se realizan de forma rutinaria y por costumbre. Las tareas repetitivas deben ser automatizadas en la medida de lo posible, con el correspondiente ahorro de tiempo y mejora de la efectividad en las mismas. La mejora de comunicación entre departamentos es otro aspecto esencial, ya que a veces una mala comunicación puede derivar en la realización de tareas, informes e incluso productos que no son lo que se requería, y de ese modo se habrá desaprovechado recursos y derrochado tiempo y esfuerzo.

Aplicación del Lean Thinking

Cualquier empresa, proceso o tarea es susceptible de aplicar la metodología Lean Thinking. La mejora de la productividad y tener una empresa productiva con las tareas bien definidas y organizadas de forma eficaz es el camino para tener éxito.

Después de leer esto ¿has pensado en como esta metodología podría ayudarte?