Correo electrónico: más allá del mito de Inbox Zero

Cada día estamos inundados de mensajes y no siempre disponemos del tiempo necesario para leerlos todos y poder así decidir cuáles tener y cuáles eliminar. ¿Es realmente el método Inbox Zero la respuesta para la gestión del correo electrónico?

Una avalancha de correos electrónicos y el método Inbox Zero

Cada día se envían más de 260 mil millones de correos electrónicos, lo que supone un  promedio de casi 120 mensajes por día y por empleado. Sin embargo, según una reciente investigación de Mailbird, el 35% de los correos electrónicos de trabajo enviados no son leídos por el destinatario. Los datos proporcionados ponen de manifiesto que la mayoría de los buzones de correo están permanentemente congestionados y que no se dispone del tiempo suficiente para deshacerse de tanta cantidad de mensajes acumulados.

Una de las soluciones más populares es el método Inbox Zero ideado por Merlin Mann, autor del popular blog 43 Folders sobre gestión del tiempo, que consiste en procesar los correos electrónicos que están en la “Bandeja de entrada” hasta que todos los mensajes se hayan archivado, eliminado o procesado. El objetivo es reducir el tiempo que pasamos todos los días gestionando el correo electrónico, evitando que se acumule. Pero mantener una bandeja de entrada inmaculada requiere una gran inversión de tiempo y corremos el riesgo de convertirlo en una obsesión que puede terminar generando un estrés significativo.

¿Es realmente necesario leer cada correo electrónico?

Los datos de la encuesta llevada a cabo por Mailbird destacan que es imposible para la mayoría de la gente procesar individualmente cada mensaje recibido. Algunos correos electrónicos están destinados a permanecer sin leer, especialmente si son boletines, mensajes publicitarios o comunicaciones comerciales que solo nos afectan ligeramente.

No importa cuán estrictas sean las reglas para la gestión de correos electrónicos: una vez gestionado todos los mensajes sin leer, de acuerdo con las estadísticas de correos electrónicos enviados y recibidos todos los días, bastarán pocos días para volver a tener el buzón de correo lleno.

Así el enfoque Inbox Zero que nos invita a examinar uno por uno todos los correos electrónicos en espera, antes de decidir qué hacer con ellos, corre el riesgo de convertirse en una considerable pérdida de tiempo.

No todos los correos electrónicos necesitan ser respondidos

Para alcanzar el Inbox Zero, Merlin Mann sugiere revisar cada correo electrónico, desde el más antiguo hasta el más reciente, y elegir una de las cuatro opciones posibles: borrar/archivar, responder, dirigir o posponer.

Los mensajes sin ninguna utilidad futura deben eliminarse inmediatamente, aquellos con información importante deben almacenarse en carpetas específicas y las comunicaciones que requieren una respuesta deben ser respondidas en un plazo muy corto, ya sea por nosotros o por alguien en quien hayamos delegado.

En realidad este sistema tan simple no podemos aplicarlo en muchos de los correos electrónicos que recibimos, ya que no se pueden organizar en base a estas reglas. Por ejemplo, ¿qué hacer con las conversaciones en curso sobre un proyecto en el que estamos involucrados, pero en el que no estamos trabajando actualmente? No queremos eliminarlo o archivarlo pero tampoco estamos obligados a responder o reaccionar de ninguna manera.

No todas comunicaciones tienen que ser por email

A pesar de la popularidad del correo electrónico como principal medio de comunicación laboral, esto no siempre es la herramienta más adecuada para comunicarse con los demás. De hecho, en la bandeja de entrada, las comunicaciones que contienen solicitudes urgentes se mezclan con notificaciones insignificantes. Todo ello determina que el uso del correo electrónico ralentiza el flujo de la conversación y hace que el intercambio de información sea menos eficiente.

Además, el correo electrónico favorece las interacciones individuales en detrimento de aquellas grupales: muchas veces la información intercambiada por correo electrónico es inaccesible para otros miembros del equipo de trabajo. Dicho en otras palabras, el correo electrónico no es el medio adecuado para promover las comunicaciones entre grupos y equipos.

Reducir el número de correos electrónicos recibidos

La mejor estrategia para reducir drásticamente el número de correos electrónicos entrantes es sensibilizar a los colaboradores sobre el uso correcto del correo electrónico y diversificar los medios de comunicación. Tratamos de informar a las personas de que no siempre podemos leer todos los mensajes y que en caso de problemas urgentes es mejor hacer una llamada telefónica.

Otra herramienta útil para limitar el caos en nuestra bandeja de entrada es el uso de filtros ad hoc que clasifican los mensajes entrantes y los almacenan, etiquetan o eliminan automáticamente.