Gestionar de forma eficiente el tiempo: la técnica Pomodoro

 

Si estás leyendo este artículo es porque estás buscando cómo mejorar tu gestión del tiempo. ¿Has escuchado alguna vez hablar de la técnica Pomodoro?

 

¿Qué tiene a que ver el tomate con la gestión del tiempo?

La técnica Pomodoro (que en italiano significa “tomate”) es una metodología de gestión del tiempo creada por Francesco Cirillo en 1980 durante sus estudios universitarios, nacida de la necesidad de transformar el tiempo en un aliado válido y productivo.

Las reflexiones de Cirillo comienzan desde una observación crítica que podría parecer obvia: la mayoría de las actividades y experiencias humanas, laborales y no laborales, están determinadas por la necesidad de gestionar el tiempo de forma eficaz. Cada uno de nosotros tropieza cotidianamente con muchas interrupciones, luchando para completar una determinada tarea o acción dentro de un tiempo establecido. Y el time-management es una actividad en la que todos fracasamos a menudo.

Todo eso genera una enervante sensación de impotencia frente al transcurrir del tiempo, con resultados contraproducentes en la mayoría de los casos: hay quién pospone un asunto para el día siguiente o se da por vencido e incluso, hay quienes se conforman con resultados de mala calidad. La técnica Pomodoro tiene como objetivo eliminar la ansiedad por el tiempo y mejorar la concentración, ayudando a desarrollar un modo agradable de administrar y monitorear el tiempo disponible para una tarea, con el fin de mejorar continuamente. ¿Pero qué tenía que ver el tomate con la administración del tiempo?

 

Gestión del tiempo y productividad. ¿Cómo funciona la técnica Pomodoro?

En su libro “La Tecnica Pomodoro” Cirillo cuenta que su idea nació por una apuesta que hizo consigo mismo durante un momento en el cual parecía haber dejado de ser productivo en sus estudios. En aquella etapa tan difícil de su carrera de estudiante, Cirillo apostó contra sí mismo. Se preguntó: ¿conseguiré estudiar sin interrupciones durante por los menos dos minutos?”. Un temporizador de cocina con forma de tomate se convirtió en su “Guardian del Tiempo”. Inicialmente programó 2 minutos, luego 5, luego 10 y así hasta llegar a 60 minutos. La idea era programar el temporizador y alcanzar un objetivo dentro del plazo determinado, por ejemplo, leer al menos 15 páginas de un libro. Después de alcanzar las metas en esta primera fase de experimentación, Cirillo refinó su método y logró, en poco tiempo, elaborar un mecanismo para mejorar su método de estudio.

El procedimiento es muy sencillo. Cualquiera puede utilizar la técnica del tomate porque se necesitan solo dos herramientas: un temporizador de cocina y una hoja de papel donde escribir las actividades por realizar diariamente. Esta lista tiene que ser preparada cada día y tiene que tener las actividades ordenadas por prioridad. Primero se programa en el temporizador una cuenta de 25 minutos, terminados los cuales el trabajo deberá ser interrumpido durante 3-5 minutos.

Estas pequeñas pausas, son fundamentales para permitir a nuestra mente asimilar cuanto se ha aprendido en los 25 minutos anteriores. Dicho de otra forma, los 5 minutos que separan un “tomate” del otro tienen que ser utilizados para cualquier tipo de actividad excepto algo de trabajo o de estudio. Terminada la pausa regeneradora se debe de retomar el trabajo durante otros 25 minutos. Después de 4 “tomates” (intervalos de 25 minutos) será necesario descansar de 15 a 30 minutos, para luego volver a empezar un nuevo ciclo.

Para muchas personas puede parecer difícil trabajar ininterrumpidamente durante 25 minutos porque las interrupciones e imprevistos parecen estar siempre al acecho.

 

Aprender a gestionar las interrupciones con la técnica Pomodoro

Como la técnica Pomodoro enseña a gestionar las interrupciones, es necesario definir qué se entiende por interrupción. En primer lugar, Cirillo nos dice que existen dos tipos de interrupciones: internas (distracciones que nos alejan de nuestro objetivo como la necesidad repentina de levantarse, revisar el correo electrónico o buscar algo en Google) y externas (llamadas telefónicas no filtradas adecuadamente por un secretario o secretaria, la pregunta de un compañero o compañera, etcétera).

Aunque el primer tipo de interrupciones puede ser controlado mediante ejercicios de autocontrol, el segundo resulta más difícil de gestionar.

La idea de Cirillo para estos casos es hacer que las interrupciones dependan de nosotros y no de factores externos. Un consejo de este autor es desviar las llamadas a un contestador para tener la posibilidad de saber quién llamó. Pero para ofrecer un mejor servicio a tus clientes la mejor alternativa es contratar a una persona que se encargue de tus llamadas entrantes y les avise de que no estás disponible en ese momento, tomando los datos de quien llamó para luego devolver la llamada.

Empieza ahora a experimentar la técnica Pomodoro y aprende a gestionar tu tiempo de trabajo de la forma más efectiva posible para lograr resultados positivos en corto plazo.