Las repercusiones económicas de las malas reuniones

El organizador de conferencias americano TED (Technology, Entertainment, Design) es conocido desde hace tiempo por sus interesantes ciclos de conferencias (las mejores conferencias de TED se pueden ver en línea gratuitamente), por sus mesas redondas y por los estímulos de pensamiento innovador.

Ahora se encuentra en las páginas de TED una alarmante infografía que muestra lo que muchos intuíamos desde hace tiempo: las reuniones suponen para muchas empresas un tiempo y un dinero innecesarios, y es preciso poner en cuestión su contribución al éxito de la empresa.

Estas son cinco de las sorprendentes cifras de la infografía:

• 1) Los directivos pasan 23 horas a la semana de media en reuniones
• 2) 7,8 de esas horas suponen un despilfarro de tiempo (¡y son más de 2 meses al año!)
• 3) 1 hora de una reunión en la que participan varios directivos cuesta fácilmente más de 1.000 € solo en sueldos
• 4) 9 de cada 10 encuestados quedan absortos en sus fantasías en sus reuniones
• 5) 73 % de los empleados se ocupan de otras tareas y proyectos durante estas reuniones

Ya es hora, por lo tanto, de que la cultura de la reunión de su empresa sea analizada con lupa. En las conferencias de TED de David Grady “Cómo salvar el mundo (o a ti mismo, por lo menos) de las malas reuniones” y Jason Fried “Por qué el trabajo no tienen lugar durante el trabajo” se encuentran algunas sugerencias.

Primera propuesta por nuestra parte: quienes participen en una reunión deberían dejar en sus mesas de despacho los portátiles y smartphones. Las continuas interrupciones y los participantes distraídos que solo se enteran de la mitad provocan que los puntos ya tratados deban ser repetidos y suponen una pérdida de tiempo innecesaria. La disciplina y el foco de atención son la cuestión cuando se quieren extraer resultados productivos de las reuniones. Y, durante la hora o dos horas que dura la reunión, una oficina virtual puede hacerse cargo de todas las llamadas importantes, concertar las citas y facilitar las informaciones, con lo cual se protege y se favorece el trabajo con concentración.