LISTA DE COSAS A TENER EN CUENTA PARA CONTRATAR UNA TELESECRETARIA

Los tiempos están cambiando y la manera de trabajar también. Actualmente, la Era Digital y del Trabajo 3.0 en que nos encontramos ofrece muchas ventajas, como la movilidad y la rapidez, entre las más destacadas, por lo que el hecho de desplazarse cada día a una oficina para trabajar empieza a estar obsoleto.

Según El Libro Blanco del Teletrabajo en España, en el 2009 el 56% de empresas de la UE con más de 10 empleados ya ofrecían medidas de flexibilidad a sus empleados y este número ha ido aumentando cada año.

Si todavía no tienes ningún empleado a distancia y estás pensando en contratar una secretaria para tu negocio, es importante que dediques unos minutos a considerar si una secretaria virtual no sería lo mejor para tu empresa. Aquí te dejamos con una lista de cosas a tener en cuenta al contratar tu telesecretaria. 

Necesidades a cubrir

Quizás solamente necesitas a alguien para atender a tus llamadas, concertar citas o organizar visitas. Posiblemente también necesites que tu secretaria llame activamente a clientes y haga encuestas por teléfono o envíe correos electrónicos a clientes y proveedores, así como que organice los horarios de visitas a tu empresa. Piensa por un momento cuáles son tus necesidades a cubrir porque quizás no necesitas la presencia de una secretaria convencional y te resultará mucho más económico contratar a una secretaria virtual.

Presupuesto disponible

Según la encuesta Adecco sobre Felicidad en el Trabajo, los empleados valoran con 8,22 puntos sobre 10 el tener un buen salario y 8 de cada 10 encuestados consideran que la posibilidad de teletrabajar les reportaría mayores índices de felicidad laboral. No obstante, debes ser realista y conocer los números de tu negocio. ¿Cuántos ingresos tengo? es una pregunta que no debes dejar pasar y debes saber cuánto te puedes permitir invertir en una telesecretaria teniendo en cuenta que es mejor no pagar lo mínimo. Si tus empleados están contentos con un mejor salario, se esforzarán más y brindarán mejores resultados, y esto se traducirá en mejor atención al cliente, mejor reputación para tu empresa ¡y mejores ventas!

Jornada completa, media jornada o por horas

Ligado a las necesidades de tu negocio y al presupuesto de que dispones, debes tener en cuenta si necesitas una telesecretaria en jornada completa, media jornada o simplemente te basta con unas horas. Esto depende mucho del tipo de trabajo y de negocio que tengas. No es lo mismo ser doctor, abogado o investigador privado, por poner algunos ejemplos, y tener que estar disponible las 24h, que tener un negocio de servicios que siga un horario habitual de atención al cliente de 9 a 5.

Una vez tengas estas tres cosas claras, puedes proceder a buscar secretaria online. ¿Pero dónde? ¡Pues online, evidentemente! Existen varios sitos web donde encontrar secretarias o asistentes virtuales. Una simple búsqueda en Google puede llevarte a varias páginas que ofrecen servicios de telesecretariado. Es cuestión de buscar y comparar los servicios ofrecidos y la relación beneficios/precio. Es importante leer comentarios de clientes que ya hayan experimentado los servicios, para hacerte una idea y crear expectativas. Una vez encontrado el lugar ideal, puedes o bien ponerte en contacto con la empresa o bien directamente con la secretaria freelance que ofrece sus servicios y preguntar acerca de su disponibilidad.

Entrevista para encontrar al candidato perfecto

No te saltes este paso. Es importante tener claros varios temas importantes antes de contratar a alguien. Pregunta acerca de su:

• Disponibilidad
• Formación en atención al cliente
• Experiencia
• Precio
• Garantías de confidencialidad

Incluso si la secretaria virtual no tiene mucha experiencia, ¡por algún lugar se empieza! Puedes incluso considerar una situación Win-Win para los dos: Puedes darle una oportunidad quizás empezando con un salario más bajo y al cabo de unas semanas o meses aumentarlo para probar su compromiso y eficacia.

Si no tienes tiempo de buscar, entrevistar y todo lo que conlleva contratar una secretaria online, puedes echar un vistazo a nuestros distintos planes en nuestra página. Tú nos dices tus requisitos y nosotros nos ocupamos de todo.

Si ya cuentas con una telesecretaria, dinos qué pasos has seguido para contratarla, así como si tienes alguna sugerencia más de cosas a tener en cuenta al contratar una secretaria virtual. ¡Déjanos un comentario y comparte tu experiencia!