Llamadas salientes: cómo optimizar el tiempo al teléfono

Aprender a administrar el tiempo que empleamos para hablar por teléfono es indispensable para trabajar eficientemente: las llamadas, aunque vayan acompañadas y a veces reemplazadas por los e-mails, siguen siendo los principales enemigos de la productividad.

Se habla mucho de las llamadas entrantes, pero no siempre se tiene consciencia del impacto que las llamadas salientes tienen en la gestión del tiempo de trabajo. No obstante, estas constituyen un porcentaje significativo de las comunicaciones laborales telefónicas. Ya sea que se trate de llamadas a clientes, colaboradores o proveedores, ¿qué podemos hacer para optimizar el tiempo dedicado al teléfono cuando somos nosotros quienes tenemos que contactar a alguien?

Información sobre horarios y contactos

Lo primero que debemos hacer cada vez que efectuamos una llamada es asegurarnos de tener a mano la información de contacto actualizada de la persona o empresa a la que queremos contactar. Eso no significa solamente guardar y mantener al día los numeros de telefono y las listas, sino también anotar los mejores horarios para llamar a la persona con la que queremos hablar.

Si sabemos que el proveedor al que estamos llamando no está disponible después de las 16:00h, apuntamos esta información al lado de su número de teléfono: de esa manera evitaremos llamadas infructuosas que nos hagan perder el tiempo.

 

Planificar la llamada

Antes de llamar a alguien debemos tener claro el objetivo de nuestra llamada y los temas que deseamos discutir. Por un lado, tener presente la razón de la llamada evitará que nos desviemos del tema y que la llamada se alargue; por el otro, un listado detallado de los temas que queremos abordar o de la información que necesitamos recolectar eliminará la necesidad de volver a llamar porque hemos olvidado algo.

Preparar anticipadamente los documentos y los datos que podrían resultar útiles durante la conversación, disponiendo desde el principio de todo lo necesario nos evitará las interrupciones, acelerará la comunicación y reducirá el tiempo invertido en la llamada.

 

Dedicar un tiempo específico, pero limitado, a las llamadas salientes

No importa que sean muchas o una sola llamada: se recomienda dedicar a las llamadas salientes un tiempo específico y restringido dentro de la jornada laboral en lugar de alternarlas con otras tareas: pasar de una tarea a otra tiene un impacto negativo en nuestras facultades cognitivas, con repercusiones en la productividad.

Evitaremos sobre todo llamar a alguien mientras estamos dedicándonos a otra cosa. No obstante, aunque sigue persistiendo el mito de la multitarea, una reciente investigación ha demostrado que los seres humanos no somos capaces de desempeñar varias cosas simultáneamente y a la vez gestionar distraídamente las comunicaciones externas ya que puede tener un impacto muy negativo en el desarrollo de nuestra actividad.

 

Fijar una cita telefónica

Siempre que sea posible y, sobre todo en el caso de llamadas importantes, es recomendable concertar una cita con la persona que deseamos contactar: además de facilitar la organización del tiempo para efectuar llamadas, esto permitirá también a nuestro interlocutor programar su propia jornada y así dedicar a nuestra conversación tanto el tiempo como la atención necesaria. Si no es posible concretar una cita, asegurémonos de comunicarle inmediatamente a nuestro interlocutor el motivo de la llamada, y en caso de que estuviese ocupado, ofrezcamos volver a llamarle más tarde. Eso nos hará ahorrar tiempo y hará la conversación más eficiente, ya que ambos estaremos listos para abordar la conversación.

 

Delegar las llamadas a una secretaria virtual

El servicio de secretariado virtual de Secretaria.es ofrece a sus clientes la posibilidad de encargar a una secretaria externa (o secretario) la tarea de llamar a las personas en su nombre. El servicio está pensado para eximir a los clientes de la necesidad de gestionar llamadas que no necesitan ser efectuadas personalmente, como cambiar una cita o invitar a los colaboradores a un evento.

Para más información, contacta con un operador para una consulta gratuita o aprovecha la prueba en vivo para conocer la calidad de nuestro servicio.