Los life hacks que simplifican la vida y aumentan la productividad (primera parte)

No todos tienen el don del orden, y los que saben administrarse su propio tiempo de manera eficaz y productiva son aún menos. La búsqueda de herramientas capaces de solucionar este tipo de imperfecciones humanas renueva, hoy más que nunca, el impulso a la innovación tecnológica y constituye el principal factor de cambio de nuestras condiciones de vida. Y aquí llegamos al punto.

¿Qué son los life hack?

En la jerga informática nos referimos a los life hack (o trucos) para indicar una serie de trucos, órdenes, atajos y operaciones que permiten a los desarrolladores realizar determinadas actividades con el menor dispendio de energía posible, gestionando de forma eficaz sobrecargas de información. Para quien no es práctico de la red o no hace un uso cotidiano de ella, lo life hacks son herramientas (de naturaleza más o menos tecnológica) que permiten simplificar y agilizar la resolución de un problema y de mejorar, consecuentemente, la calidad de vida. Aplicados a lo cotidiano, los life hacks encuentran terreno fértil en los ámbitos más variados y están utilizados para reducir el estrés, simplificar los procesos decisorios, aumentar la productividad, centrarse en las cosas importantes y ahorrar tiempo y dinero. En este marco, los smartphones y las tabletas pueden ser vistos como puntos de aterrizaje de los principios fundantes del life hacking. En el centro de este desarrollo reside una preocupación moderna: obtener el máximo de productividad sin gastar un solo segundo de nuestra jornada laboral o privada.

 

Los life hacks que mejoran la productividad

La creación de miles de aplicaciones que cada día se lanzan en la red con el deseo de gestionar de forma más controlada y consciente los ritmos de vida cotidianos se hace cada vez más impresionante: hay apps para monitorear el ciclo del sueño y pensadas para evitar el mal humor matutino, o simpáticos asistentes personales virtuales ideados para guiarnos en nuestras tareas cotidianas. Los mejores life hacks de siempre son aquellos que pueden prescindir del teléfono.

 

1. Establecer las prioridades

Establecer las prioridades quizá es el life hack más clásico y más temido. Un consejo: redefina constantemente sus objetivos para entender su prioridad e intente trazar una línea de división entre “urgente e importante” y entre “importante pero no urgente” para alcanzar primero los objetivos con prioridad alta. A veces para facilitar la organización del tiempo puede resultar útil utilizar diagramas divididos en grados de importancia y de urgencia. De esta forma, la prioridad de los objetivos adquirirá forma y será más fácilmente identificable.

 

2. Desempeñar solo una cosa a la vez

Evitar siempre la multitarea y las sobrecargas cognitivas. Varios estudios han demostrado que el cerebro humano está estructurado para poderse concentrar en una, como mucho en dos, cosas a la vez sin correr el riesgo de actuar de forma incorrecta. La multitarea, el estrés y la alta probabilidad de errores constituyen la antítesis de la productividad y un obstáculo grande para una eficaz organización del tiempo. El “monotasking”, al revés, es decir llevar a cabo solo una actividad a la vez, constituye el verdadero secreto para mejorar la productividad; pero a veces en la oficina es muy difícil poner en práctica este principio. Las interrupciones, las llamadas entrantes y los compañeros de trabajo nos someten a continuas paradas. Si se tiene que realizar una tarea de alta concentración se deberá renunciar a la disponibilidad telefónica durante un tiempo. En estos casos se puede recurrir a una app capaz de activar el servicio de telesecretariado en pocos segundos. Un secretario o secretaria virtual que gestiona por usted las llamadas recibidas durante el tiempo que usted establezca y que siga sus instrucciones (previamente fijadas) le permite trabajar sin interrupciones. Podrá volver a llamar más tarde a quién le llamó durante este momento en el que no tenía disponibilidad.

 

3. Encontrar el orden

Aunque el desorden tiene un lado positivo,ya que es un “síntoma” de creatividad y un modo de pensar no convencional, es también verdad que cuando se trata de optimizar la propia productividad laboral un poco de orden viene siempre bien. Primer objetivo: sacar de su escritorio todos los objetos que utiliza raramente y dejar solo lo esencial. Así encontrará material de su pasado laboral que no le hace falta en su presente y que podría distraerle de las prioridades actuales. Un pequeño esfuerzo para tener el escritorio libre y en orden puede ayudar a la concentración y ahorrar mucho tiempo, limitando las distracciones.