Los life hacks que simplifican la vida y aumentan la productividad (segunda parte)

Como hemos visto en un artículo anterior, hemos visto que existen pequeños trucos que nos pueden ayudar en la gestión de las tareas cotidianas, tanto laborales como privadas, a maximizar nuestros esfuerzos y a mejorar la concentración y la productividad. Aquí seguimos descubriendo otras de estas herramientas.

Estas herramientas son útiles tanto para pequeños empresarios como para managers de alto nivel con varias responsabilidades. Trabajar en una oficina a veces nos genera estrés reduciendo nuestro nivel de concentración y, consecuentemente, empeorando los resultados.

 

1. Identificar una franja horaria en la cual desconectamos del teléfono y de las interacciones interpersonales

Compartir espacio y estar sometido a una carga continua de tareas y de información es la fuente principal de la mala gestión del tiempo laboral y de la organización de las prioridades. Para poder limitar el problema de las interrupciones una herramienta útil puede ser la reducción de nuestra disponibilidad, tanto telefónica como presencial. Establecer momentos del día en los que necesitamos no ser molestados es la primera acción que podemos poner en marcha para podernos dedicar a una actividad que requiera concentración y altos niveles de lucidez sin interrupciones. Además, la determinación de las prioridades es el factor clave para poder crear un orden de importancia de las actividades que tenemos que desempeñar, por eso existen formas más o menos visuales de listar las tareas y asignarles un grado de importancia. Establecer las prioridades nos ayudará a organizar lo que tenemos que hacer y a destinar las actividades más importantes a este espacio “privado” dentro de nuestra jornada laboral.

 

2. Demostrar orientación hacia el cliente

Si tiene intención de iniciar una actividad, oriente desde el principio todos sus procesos hacia la satisfacción de su cliente final, de momento que éste represente su verdadero objetivo y su verdadero recurso. Los mítines de rutina y otras actividades improductivas pueden esperar. Aparte a un lado lo que no es esencial, invierta su tiempo en los procesos que le van a garantizar la satisfacción de sus clientes y tendrá, en poco tiempo, una gran ventaja sobre sus competidores. Incluso en la vida privada, trate siempre de orientar tus acciones a la consecución de sus objetivos: una crítica constante le ayudará a enderezar las cosas y a optimizar las estrategias, llevándole hacia su meta.

 

3. Distribuir el trabajo y aprender a delegar

Identifique las potencialidades y las aptitudes de cada miembro de su equipo o de sus colaboradores, para poder repartir las tareas de la manera más eficaz y productiva posible. Saber delegar determinadas tareas a veces es fundamental para el éxito: no se dejes arrollar por el mito del “manager todo poderoso” si no quiere empeorar la calidad de su trabajo por demasiada presión y estrés. Compartiendo y delegando tareas recuperará energía y eficiencia y podrá dedicarse exclusivamente a la innovación de los procesos empresariales, dando así un verdadero impulso a su actividad.

 

4. Descansar de vez en cuando

La mejor concentración y productividad se alcanzan si sabemos alternar momentos de trabajo duro con momentos de descanso. La duración de estas pequeñas pausas no tiene que ser muy larga, basta unos 5 o 10 minutos, una vez realizada y concluida una determinada tarea. Esto ayuda a volver a trabajar sobre la siguiente con más energía y buena disposición. Estas pausas pueden ser tomar un café con un compañero de trabajo, salir un momento del edificio o de la oficina y pasear tomando un poco de sol: lo importante es que sea pequeñas acciones ajenas al trabajo, nada de móviles ni de ordenadores. En conclusión podemos decir que para mejorar nuestros resultados laborales y de organización de nuestro tiempo dentro y fuera de la oficina existen sencillos y pequeños trucos que nos pueden ayudar. Asignar prioridades a las tareas, descansar una vez terminada una actividad, aprender a delegar y a compartir el trabajo son herramientas al alcance de todos y son de fácil aplicación.