Mejora la gestión de la agenda, evitando los 4 errores más comunes

Para aprender a planificar tareas y citas de manera eficiente, no basta solo con tener una buena organización y disciplina, sino también un método efectivo de gestión del tiempo.

Aunque el tiempo es el bien más preciado que tenemos, muchas veces no somos conscientes de cómo gestionarlo y de cómo repartir nuestras actividades a lo largo del día. Por ello es importante aprender a gestionar dicho recurso tal y como hacemos con nuestras finanzas, para evitar gastos inútiles y maximizar los beneficios.

El calendario o la agenda de citas son herramientas fundamentales para administrar nuestro ‘presupuesto de tiempo’ y no desperdiciarlo.

La gestión del tiempo está directamente relacionada con la eficiencia laboral, por ello es importante evitar los errores más comunes a la hora de gestionar el calendario y los compromisos, además de aprender las estrategias más efectivas para superarlos.

 

EL CALENDARIO DE LAS CITAS NO ES UNA “TO DO LIST”

Es importante entender que la agenda de las citas no tiene que contener también las tareas que hay que llevar a cabo durante el día o la semana.

Para apuntar y organizar los asuntos pendientes existen las “to do list”, tanto en papel como virtuales, donde apuntar las cosas por hacer y las tareas a desempeñar. Cada tarea puede ser dividida a su vez en actividades y pasos más sencillos para agilizar su realización.

El calendario, al contrario, debería utilizarse solo para registrar los plazos y fechas límites, las citas y para reservar bloques de tiempo para dedicarlos a actividades específicas.

Resulta que la mayoría de la gente no es capaz de evaluar correctamente el tiempo necesario para llevar a cabo una determinada tarea. En psicología este fenómeno es conocido como “planning fallacy” o la falacia de planificación. El término fue acuñado por los psicólogos Daniel Kahneman y Amos Tversky para describir la tendencia humana a subestimar el tiempo requerido por una tarea o actividad. El resultado es que la mayoría de las personas programan con regularidad mucho más compromisos de los que realmente pueden completar y se encuentran inundadas de cosas que hacer, sin tener el tiempo suficiente para hacerlas todas.

 

ES INÚTIL PROGRAMAR COMPROMISOS SIN PROGRAMAR PAUSAS

Cuando hablamos de gestión del calendario, lo primero en que pensamos es en la gestión de los compromisos y citas sin incluir en esta planificación también los momentos de descanso, necesarios para repartir de forma efectiva la energía durante todo el día.

Es importante incluir en nuestro calendario el tiempo necesario para el almuerzo, por ejemplo, o para una pausa para el café. La mayoría de las personas están acostumbradas a consumir su comida sin levantarse del escritorio en los momentos en que no tienen compromisos o citas. No dedicar tiempo a la comida es un hábito poco saludable para nuestro bienestar y que afecta nuestro rendimiento en el trabajo. Los momentos de desconexión y de descanso son fundamentales para mantener altos los niveles de productividad y eficiencia a lo largo de la jornada.

 

LOS MOMENTOS DE DEEP WORK DEBEN GESTIONARSE COMO CITAS

Asegurémonos de incluir en nuestro calendario los momentos dedicados a proyectos y tareas que requieren altos niveles de concentración, es decir, momentos de “deep work” o trabajo profundo. El término deep work se refiere a momentos prolongados de trabajo que se dedican a una sola tarea, con el fin de alcanzar más fácilmente el estado de flow, es decir, la máxima productividad.

Para ser eficaces, sin embargo, los períodos destinados al trabajo profundo deben estructurarse como verdaderas citas y ser insertadas en nuestro calendario. Es importante también informar a nuestros colaboradores de que durante estas sesiones no estaremos disponibles: así, libres de distracciones, podremos dedicarnos por completo a los proyectos más importantes.

 

ELEGIR SOLUCIONES PERSONALIZADAS PARA LA GESTIÓN DEL CALENDARIO

La gestión de reuniones y citas ocupa una parte considerable de la jornada laboral: según los datos de una reciente encuesta de Doodle la mayoría de los profesionales dedica a la planificación de las reuniones un promedio de cinco horas por semana entre mensajes y correos electrónicos, es decir 250 horas al año, para gestionar y organizar reuniones, citas, compromisos.

Por esta razón, optar por delegar la gestión del calendario y las citas puede ser una inversión que nos va a permitir liberar un valioso tiempo cada semana. Secretaria.es ofrece un servicio completo dedicado a la gestión de agenda a través de un equipo de profesionales especializados y cualificados que se encarga de fijar las citas según las necesidades e indicaciones del cliente, e insertarlas directamente en el calendario compartido. La funcionalidad de gestión del calendario está integrada en los servicios de secretariado virtual, lo que genera la tranquilidad necesaria para dedicarse al trabajo profundo, sin sacrificar la disponibilidad.

Para probar la calidad del servicio, aproveche el período de prueba gratuito que ofrece Secretaria.es y poder gestionar así el tiempo de trabajo de forma eficiente e inteligente.