Reuniones empresariales: cómo optimizar el tiempo y convertirlas en sesiones de trabajo efectivas

¿Sabes cómo convertir las juntas de trabajo en momentos importantes para tu negocio? Aquí te dejamos unos consejos para aprender a gestionar de la mejor forma posible las reuniones y aprender a tener bajo control el tiempo y las energías necesarias. Todo eso convertirá las reuniones en herramientas de éxito.

Las reuniones empresariales, juntas necesarias para discutir temas importantes y para la toma de decisiones, a menudo son vistas como una pérdida de tiempo o una actividad inútil que interrumpe el ritmo de trabajo, especialmente si no son gestionadas de forma adecuada. El objetivo principal de todas reuniones es el de conseguir, en un tiempo relativamente reducido, maximizar los beneficios de una discusión.

Para que una junta de trabajo resulte exitosa y el tiempo optimizado, existen algunas pequeñas pautas que un moderador de reuniones puede seguir.

• Facilitar previamente los materiales de la reunión. Una herramienta útil puede ser el facilitar previamente los materiales de la reunión a todos los participantes. Esta pequeña acción previa, permite tener claros los objetivos que se quieren lograr durante cada encuentro y las eventuales decisiones que deberán ser tomadas tras la junta.
• Tener un orden del día claro y estructurado. Establecer una lista de los temas que serán abordados en la reunión ayudará a que todas las personas llamadas a intervenir tengan claros los objetivos, las motivaciones y las líneas generales de la misma. Esta acción requiere sin duda un esfuerzo de organización adicional, pero nos compensará ampliamente porque convertirá la junta en un encuentro realmente útil para encontrar soluciones y enfrentarse a los eventuales problemas.
  Además conocer con antelación los temas que serán discutidos durante la reunión facilita que los participantes lleguen al acontecimiento con ideas y reflexiones formadas.
• Comités más pequeños. Reducir el número departicipantes ayuda a que las reuniones sean más eficaces. Un número limitado de personas evita que se dilaten los tiempos de discusión: esto es posible convocando solo a las personas que están directamente interesadas o afectadas por los temas tratados.
• Puntualidad y duración. Procurar que todas las personas, incluso los organizadores, sean puntuales. Evitar retrasos en el comienzo de una reunión ayuda a que el tiempo dedicado a esta actividad esté optimizado y no haya momentos inactivos o de espera. Definir los tiempos y seguir el ritmo establecido convertirá las juntas en un tiempo de trabajo efectivo y productivo.

La solicitud de puntualidad tiene que ser compensada con una duración reducida y preferiblemente establecida con antelación. Este aspecto contribuirá a aumentar la participación y la involucración de los participantes.

• Involucrar al máximo a los participantes: Para el éxito de una reunión de trabajo, los participantes deben de sentirse implicados e involucrados en ella. El líder, en ese caso, debe facilitar la discusión creando un ambiente relajado en el cual todos se sientan cómodos y expresen sus opiniones sin tener miedo a represalias o a la posibilidad de que sus comentarios puedan perjudicar a sus relaciones de trabajo.
• Explicitar los resultados de una reunión. Saber concluir una reunión de forma clara y concisa es la clave para que el tiempo dedicado a ella resulte realmente útil. Es muy importante resumir esquemáticamente las conclusiones y los resultados para que todas las personas tengan claro hacia dónde se está yendo y cuales son las decisiones que se han tomado o se tomarán tras dicha reunión.

Para resumir, está claro que el éxito de una junta de trabajo es debido a la capacidad de organización de los  jefes o team leaders que las convocan. Preparar previamente las reuniones es seguramente la manera más efectiva para que el tiempo invertido resulte provechoso y útil para los negocios.