La secretaría virtual: una buena idea para optimizar su productividad

En los últimos años, el secretariado virtual se ha extendido mucho y se ha convertido en una de las tendencias entre jóvenes emprendedores y autónomos. De todas maneras, solo algunos saben qué es y, cómo su funcionamiento puede beneficiarles en sus negocios. Lamentablemente, muchos piensan que la secretaría virtual es algo automático, similar a un buzón de voz, pero lo cierto es que no, que están equivocados.

Una secretaria virtual es una asistenta real que gestiona las llamadas de manera personalizada de acuerdo a sus necesidades, tal y como haría su secretaria particular. La única diferencia entre una secretaria virtual y una real, es que la segunda no está presente en su oficina. Por otro lado, la secretaria virtual nunca se pondrá enferma y si usted lo desea, puede llegar a trabajar 11 h al día, en horario continuo de lunes a viernes de 09:00 a 20:00h.

Muchos jóvenes emprendedores y profesionales encuentran en este tipo de servicio, la solución ideal para reducir los costes y mejorar la productividad. A continuación veremos algunos ejemplos sobre cómo una secretaria virtual puede beneficiarle.

Una secretaria virtual atenderá sus llamadas cuando usted esté ocupado, en una reunión o con un cliente

Mientras está trabajando, las interrupciones pueden tener efectos negativos en sus tareas. Por ejemplo, cuando se está ocupando de un proyecto importante y le interrumpen, es posible que le desconcentren y pierda tiempo intentando concentrarse de nuevo. También cuando alguien le llama y usted está en una reunión o con un cliente. ¿Qué hace en este supuesto?, ¿contesta o no contesta? Si contesta, el cliente puede pensar que es un maleducado por interrumpir su conversación, y si no contesta, tiene el riesgo de poder perder una oportunidad de trabajo.

Con una secretaría virtual, usted puede sentirse libre de apagar el teléfono cuando tenga que ocuparse personalmente de sus clientes. Su asistenta virtual atenderá las llamadas en su nombre, teniendo en cuenta sus exigencias. Así, podrá trabajar de manera más eficiente y productiva, además de que tendrá todo el tiempo necesario para establecer relaciones laborales positivas para su negocio.

Una secretaria virtual le ayuda durante sus vacaciones

Para muchos empresarios es común estar disponible incluso durante las vacaciones. Algunos dicen: “por si hay emergencias”, pero la verdad es que al final acaban respondiendo todas las llamadas. Cualquier empresario que quiere ahorrar energía para hacer funcionar bien su negocio, sabe que las vacaciones son necesarias para descansar. Una secretaria virtual le aportará dos cosas básicas: en su ausencia, los clientes estarán en buenas manos, y en caso de emergencias, siempre habrá alguien que pueda informarle a tiempo real. Así que por favor, ¡disfrute de sus vacaciones a partir de ahora!

Una secretaria virtual le ofrecerá asistencia en caso de un número elevado de llamadas

Hay muchas empresas que no tienen problemas para atender todas las llamadas entrantes. Sin embargo, incluso en estas empresas, a veces se pierden llamadas debido a que la línea está ocupada. Esas llamadas perdidas pueden perjudicar su negocio. La mayoría de personas intentan la comunicación por teléfono una vez. Si esta no funciona, llaman a otra empresa.

Un servicio de secretaría virtual se puede configurar para casos en que su línea está ocupada. De esta manera, se beneficiará de una mayor disponibilidad de su línea y evitará perder posibles llamadas importantes.

Una secretaria virtual le permitirá que usted pueda concentrarse en tareas realmente importantes

El ser interrumpido constantemente por teléfono puede afectar a su concentración y conducirle a resultados contraproducentes. Un servicio de secretaria a distancia le ayudará a optimizar el rendimiento de su trabajo, haciendo sus días más agradables y eficaces.

Una secretaria virtual es un buen soporte para su secretaria personal

Muchas empresas ya tienen su secretaria personal, la cual se encarga de las tareas típicas de un auxiliar administrativo, tales como la correspondencia, gestionar el correo electrónico, la agenda, preparar facturas, etc. Mientras la secretaria está ocupada con esas tareas, también está atendiendo el teléfono. Un servicio de secretaria virtual puede servirle como ayuda para optimizar la eficiencia de su secretaria personal, sobre todo cuando tiene que concentrarse en tareas importantes, o durante los descansos, por ejemplo. Con el soporte de una secretaria virtual, su secretaria personal también podrá optimizar su tiempo y ofrecerle a la empresa mejores resultados.

En resumen, las ventajas de una secretaria virtual para su empresa son reales y usted solo tiene que hacer un clic para comprobarlo.