Un cambio en la organización del trabajo: del project management al work management

El mundo está en continuo cambio, así como la organización del trabajo: estamos al final de la época del “project management”, con una gestión poco eficaz e incapaz de responder a las exigencias de los mercados actuales, para entrar en la era del “work management”.

Esta sutil diferencia en terminología introduce el mayor cambio que está desarrollándose en los departamentos de RRHH, donde se está replanteando la forma de pensar, organizar y gestionar el trabajo.

¿Qué es el work management?

Capital Humano define el work management o gestión del trabajo como “el proceso que integra en las organizaciones al trabajo vivo o capital humano con la tecnología, los medios de trabajo y materiales en el proceso de trabajo (productivo, de servicios, información o conocimientos), mediante la aplicación de métodos y procedimientos que posibiliten, con los tiempos necesarios, trabajar de forma racional, armónica e ininterrumpida, con niveles requeridos de seguridad y salud, exigencias económicas y ambientales, para lograr la máxima productividad, eficiencia, eficacia y satisfacer las necesidades de la sociedad y de sus trabajadores”.

El objetivo del work management es ayudar a empleados, equipos y departamentos a trabajar de forma integrada con el fin de crear un sentido de cooperación que ayude a la empresa a alcanzar sus objetivos y a generar beneficios.

Para lograr esto es necesario disponer de una plataforma de dirección del trabajo moderna que sepa coordinar todas estas las tareas, como los procesos, las regulaciones y los objetivos de cada empleado.

¿Qué es el project management?

Una buena definición de project management es la ofrecida por el PMM Institute for Learning según la cual es “una disciplina que abarca la organización, el planteamiento, la motivación y el control de los recursos con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos para lograr el éxito en uno o varios proyectos dentro de las limitaciones establecidas. Estas limitaciones suelen ser el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto.”

A diferencia del work management, el project management se refiere a la gestión de los proyectos, un proceso llevado a cabo con un enfoque de tipo particular y no como una parte de un conjunto más amplio.

Debido a este tipo de planteamiento los jefes de proyecto (project managers) organizan y aseguran los recursos diseñando la organización exclusiva del equipo de desarrollo que están dirigiendo, sin englobar su estrategia dentro de una visión más amplia de empresa.

No es raro que cada jefe de proyecto tenga sus propios procesos y organice el trabajo en un modo propio, cosa que a veces afecta al trabajo de los empleados que tienen que amoldarse cada vez a un modus operandi diferente.

Además, es muy frecuente que se formen equipos para trabajar sobre un proyecto específico y que, una vez completado el proyecto, dicho equipo se disuelva para volver a formar uno nuevo en el siguiente proyecto.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es una secuencia de actividades únicas, complejas y entrelazadas que tienen un objetivo o propósito y que deben ser completadas dentro de un tiempo específico, de un presupuesto ya definido y de acuerdo con las especificaciones. Dicho de otra forma, un proyecto es una actividad temporal, porque dura un tiempo concreto desde el principio y al fin, y también única, porque, aunque estructuralmente pueden ser parecidos a otros, cada proyecto es único en sus elementos.

A causa de la repentina generación de informaciones, los “proyectos de empresa” están sufriendo un cambio estructural: los datos, mensajes, brainstorming, estrategias y entregas son continuos y requieren un ritmo de trabajo muy intenso, tanto que la gestión del proyecto puede llegar a no poder estar al día. Además, las herramientas como el correo electrónico, las hojas de cálculo, las deadlines, y otros instrumentos de gestión del proyecto ya no son lo suficientemente poderosos como para ayudar a los equipos a organizar y ejecutar tareas.

Por eso el futuro de los recursos humanos es la gestión del trabajo y no la gestión de proyectos. Las empresas de hoy en día necesitan ser lo suficientemente ágiles como para cambiar los flujos de trabajo (workflow) a la medida de sus mercados y poder confiar en sistemas racionalizados que permitan la productividad final. El work management parece ser la única herramienta capaz de responder a las exigencias del mercado global que pide lograr visibilidad, actualizaciones de estado en tiempo real, flexibilidad y resultados a medio y largo plazo.