Videoconferencias: cuatro consejos para manejarlas de la mejor forma

Saber gestionar las videoconferencias de forma productiva se ha convertido en una habilidad indispensable, ahora que el teletrabajo se ha transformado en una realidad cada vez más generalizada.

Elige el lugar correcto

Uno de los requisitos más importantes para asistir productivamente en una videoconferencia es contar con un entorno lo suficientemente aislado como para evitar que los ruidos externos interfieran en la conversación. Por lo tanto, es aconsejable elegir una habitación lejos de la calle, para minimizar cualquier ruido debido al tráfico, mejor aún si está lejos también de las áreas ruidosas de la casa, como la sala de estar o la habitación de los niños.

 

El entorno elegido también debe tener un aspecto lo suficientemente profesional: No es necesario tener en casa una habitación utilizada únicamente como oficina, pero es mejor evitar videollamar desde habitaciones con carácter demasiado personal, como el dormitorio (especialmente si está en desorden) o incluso peor, el baño. Lo ideal es elegir un término medio entre el espacio personal y profesional y utilizar un rincón verde o una biblioteca como fondo. Si no podemos encontrar una solución intermedia, siempre podemos activar la opción de difuminar el fondo presente en los principales programas de videoconferencia, y ocultar así lo que está sucediendo detrás de nosotros o reemplazarlo con un fondo virtual.

 

Evite las interrupciones

Elegir el entorno adecuado no es suficiente: También tenemos que asegurarnos de limitar las posibilidades de ser interrumpidos durante la reunión por familiares y cohabitantes, o por llamadas telefónicas y mensajes. Por esta razón, antes del inicio de una videoconferencia, es conveniente avisar a quienes viven con nosotros, que no queremos ser molestados y, en el caso de los niños pequeños, organizarnos para que alguien les cuide durante la videoconferencia. También es bueno mantener fuera de la habitación elegida las mascotas, como perros o gatos, para evitar problemas inesperados desagradables o repentinos.

 

En cuanto a las llamadas telefónicas y los mensajes, la educación requiere que se silencien las notificaciones y los tonos de llamada durante la videoconferencia. Si nos vemos obligados a estar disponibles incluso durante las reuniones, siempre podemos confiar en un servicio de secretaría telefónica que atienda las llamadas en nuestro nombre, redirigiendo sólo aquellas realmente urgentes.

 

Comprobar la calidad de audio y video

Instalarnos en la habitación más tranquila y profesional que tenemos será inútil si nuestros interlocutores no pueden vernos o escucharnos correctamente, por lo que es fundamental asegurarnos de tener una buena calidad de audio y vídeo. Para evitar perder minutos preciosos diagnosticando problemas técnicos durante la reunión, la solución es hacer una llamada de prueba y así constatar que tanto el micrófono como la cámara web funcionan correctamente.

 

Para garantizar la mejor calidad de audio tanto de entrada como de salida, es preferible usar un auricular que integre tanto audio como micrófono. Los auriculares no solo ofrecen una mejor calidad de sonido, sino que también protegen de los ruidos externos o internos a la casa. El uso de un auricular con micrófono, en lugar de lo del micrófono integrado del ordenador portátil o tableta, también permite minimizar la interferencia ambiental mientras hablamos.

 

En cuanto al vídeo, uno de los criterios más importantes para una buena calidad de imagen (además de las características propias y la configuración de la cámara web) es la iluminación. Confiar en la luz natural no siempre es la mejor opción: el grado de iluminación puede cambiar drásticamente durante el día y la luz demasiado intensa del exterior puede aclarar excesivamente el fondo y hacer que el primer plano sea demasiado oscuro. La solución más simple es usar una o más lámparas para crear iluminación difusa, que no proyecte sombras en nuestra cara o fondo. También tratamos de colocar la cámara web de tal manera que esté alineada con nuestros ojos: este truco nos ayudará a parecer más naturales en video en comparación a una toma de abajo hacia arriba.

 

Mantenerse enfocados y presentes

Si durante una llamada telefónica podemos ser tentados a revisar correos electrónicos o responder a mensajes, la presencia del elemento visual en la videoconferencia hace que cada momento de distracción sea claramente visible para todos los participantes. Desactivar el video no es una solución: de hecho, aunque es una buena práctica desactivar temporalmente el micrófono cuando otros hablan, generalmente se considera inapropiado apagar la cámara web durante una videoconferencia.

 

Para mantener el nivel de participación e implicación en la discusión también es importante mantener el contacto visual durante la conferencia: Por lo tanto, pongamos atención  a mirar directamente en la cámara web, especialmente cuando estamos hablando, y no nos distraigamos con nuestra imagen o la de los otros participantes. Llamamos a las otras personas por nombre cuando nos dirigimos a ellas y nos aseguramos de que nos estén escuchando pidiendo su opinión de vez en cuando. Cuando otros están hablando, mostrémonos atentos, asintiendo con la cabeza para señalar que estamos escuchando e interviniendo cuando tenemos preguntas o aclaraciones.

 

Finalmente, tenemos en cuenta que en una videoconferencia se aplican las mismas reglas que en cualquier otra reunión: Los tiempos establecidos y los objetivos claros son esenciales para una discusión productiva.