Volver a encontrar la motivación con micro-proyectos

Mantener alto el nivel de concentración con proyectos que no ofrecen resultados medibles en el momento puede ser difícil. ¿La solución? Dedicarse a micro-proyectos que proporcionan dosis de gratificación inmediata.

Es muy difícil mantener alto el nivel de concentración y de motivación cuando la posibilidad de ver y medir los resultados de los esfuerzos que estamos haciendo en el presente se dilatan en el tiempo y tardan en verse. Esto es válido tanto para una dieta como para un proyecto personal o de trabajo. Desafortunadamente la mayoría de los proyectos de trabajo tienen una conclusión lejana en el tiempo y sus resultados a veces son visible sólo después de muchos meses, incluso años, de dedicación y de desempeño de acciones y tareas específicas.

 

La falta de gratificación a corto y medio plazo puede afectar incluso la capacidad de soportar la carga cognitiva requerida por los grandes proyectos. Según el psicólogo George A. Miller, alcanzar objetivos que requieren una planificación del trabajo y de las tareas a desarrollar durante un periodo de semanas o meses, pone a dura prueba nuestras capacidades cognitivas, sobre todo en términos de la cantidad de información que nuestro cerebro puede procesar simultáneamente. La persona promedio es capaz de procesar, según Miller, como mucho siete bloques de datos a a vez. Al superar este límite, el resto de la información se transforma en un “ruido de fondo” que perjudica tanto a nuestra concentración como a nuestra capacidad de decisión. Por esta razón, los proyectos que duran muchos meses, sean personales o profesionales, ponen en riesgo nuestra motivación y concentración, hasta llegar a poner en duda nuestras capacidades y desencadenar incluso pánico hacia la tarea a desempeñar.

 

Aumentar la motivación impulsando la gratificación

Como subraya Melissa Gratias, experta en productividad y consultora de empresas como Volkswagen y Whirpool, repartir los proyectos de trabajo en unidades más pequeñas o microproyectos, permite que las tareas sean más fáciles de llevar a cabo y evita que sintamos una sensación de opresión. En una entrevista publicada en el blog de Trello, la plataforma de colaboración online, la doctora Gratias explica que la mayoría de las personas necesitan mantener la motivación alta porque querer medir y gozar de los resultados de alguna acción llevada a cabo en corto plazo es algo propio del ser humano. Por lo tanto, resulta difícil gestionar aquellas situaciones donde los resultados son visibles solo a medio y largo plazo.

 

La satisfacción que sentimos cuando terminamos una tarea o un proyecto es consecuencia de la liberación de dopamina en nuestro organismo. La dopamina es un neurotransmisor relacionado con las sensaciones de placer que contribuye a hacernos sentir más motivados y felices. Según Melissa Gratias dividir grandes proyectos en microproyectos es una manera de maximizar el poder de la motivación de las sensaciones placenteras relacionadas con este tipo de mecanismo fisiológico. Por cada micro-objetivo alcanzado sucede una liberación de dopamina que nos ayuda a mantener el nivel de concentración y de motivación alto aunque estemos trabajando a un proyecto mucho más grande y largo.

 

 

Las cinco reglas de la micro-productividad

1. Dividir el trabajo en microproyectos. Cada microproyecto debe poder ser llevado a cabo entre un periodo de tiempo que va desde un mínimo de 20-30 minutos hasta un máximo de una hora. Al principio puede ser útil utilizar la Técnica del Pomodoro, que alterna bloques de trabajo de 25 minutos con pausas de 5-10 minutos. Esta técnica garantiza estar dentro del tiempo establecido y además tomarse pequeños descansos.
2. Evitar la multi-tarea y dedicarse a una tarea a la vez. Es importante centrarnos solo en la tarea que se tiene que desempeñar. Uno de los beneficios de los microproyectos es lo de repartir la carga laboral de forma homogénea y mantener la concentración.
3. No distraerse. Debido al hecho de que el tiempo del que se dispone para terminar un microproyecto es limitado, es necesario no perder el tiempo y no distraerse. Por ello es bueno desactivar las notificaciones del móvil y ponerse cascos para suavizar los ruidos que pueden molestarnos y distraernos.
4. Definir objetivos realistas. Una de las finalidades de los microproyectos es la de ayudarnos a mantener alta nuestra motivación, por esto es fundamental elegir objetivos alcanzables. Siguiendo el método S.M.A.R.T. podemos aprender a estructurar micro-objetivos para que sean claros, medibles, relevantes y realistas.
5. Seguimiento. Hacer un seguimiento de los resultados alcanzados es una costumbre necesaria para mantener la motivación. Con el paso del tiempo tendemos a olvidar los retos alcanzados y nos enfocamos más en los objetivos a realizar. Una to-do-list de nuestros microproyectos mantenida al día, nos ayuda a hacer un seguimiento real y a sentirnos más motivados.