La nueva app de Secretaria.es

Utilizando los servicios de Secretaria.es para externalizar el servicio de secretariado de tu empresa, podrás ajustar nuestro servicio a tu medida gracias también a nuestra nueva app que permite gestionar y modificar, rápidamente y de forma sencilla, según tus necesidades, las características de nuestro servicio.

 

La nueva app Secretaria.es: descarga y log-in

Para utilizar nuestra app solo hay que descargarla (pulsa aquí para iOS y aquí para Android), instalarla en tu móvil e introducir las credenciales que te hemos enviado en el momento de la contratación de nuestro servicio.

Al iniciar sesión por primera vez, podrás elegir entre diferentes opciones del servicio para ajustarlo a tus necesidades, modificando estas opciones cuando lo necesites rápidamente y en tiempo real.

 

Primer acceso a nuestra app con tus credenciales

a) Configuración de desvío de llamadas por defecto.

  

 

Hay varias opciones para definir cuáles son las llamadas que tu secretario/a debe pasarte por defecto.

 

También podrás desviarlas cuando no puedas contestar en persona, cuando la línea esté ocupada o el teléfono no disponible.

 

b) Sincronización de los contactos en tu teléfono

 

 

Al iniciar sesión por primera vez la app te pedirá si quieres compartir los contactos de tu teléfono: compartirlos permitirá a la app identificar de forma inmediata las personas a las que llamas para así atenderlas de forma más rápida y adecuada. Además permitiendo el acceso de nuestra app a tus contactos, podrás etiquetar tus contactos como “Vip”, para poder crear un filtro en las llamadas y en las instrucciones para el/la secretario/a.

Un menú práctico y sencillo

Una vez configuradas las opciones iniciales, nuestra app se encontrará lista para poder ser utilizada todas las veces que te haga falta.

Gracias a esta app tendrás toda la información relacionada con tu servicio de telesecretariado disponible en cualquier momento.

 

 

Historial de llamadas: todas las llamadas a tu alcance

Gracias a esta funcionalidad podrás consultar, en cualquier momento, el historial de llamadas y mensajes presentes en el contestador. Además la función “filtro” y las etiquetas te permitirán etiquetar cada llamada y ordenar las notificaciones de forma eficaz.

 

El historial de las llamadas se actualiza en tiempo real y las llamadas están ordenadas por fecha, desde la más reciente hasta la más antigua.

Cada entrada se identifica por:

• el nombre de quien ha llamado;
• el número de teléfono;
• el día y la hora en que ha efectuado la llamada;
• la persona de contacto;
• una nota escrita por el/la secretario/a donde se resume la razón de la llamada y otra información como por ejemplo: devolver la llamada, cancelar cita, controlar el correo electrónico, etc…;
• etiquetas en 5 colores para categorizar las notificaciones;
• la posibilidad de dejar una evaluación de la nota dejada por el/la secretario/a.

 

 

Tus Instrucciones: como el/la asistente debe gestionar tus llamadas

En el menú de nuestra app aparece la sección “Tus instrucciones”, donde podrás definir las reglas que tu asistente virtual deberá seguir en cada ocasión permitiéndole actuar de forma adecuada en cada momento.

 

 

 

Incluimos tres categorías:

• Instrucciones programadas: una de las novedades de nuestra nueva app es la posibilidad de programar las instrucciones para eventos futuros, para que tu secretario/a esté siempre informado y pueda atender adecuadamente a tus llamadas. Aquí aparecerán todas las instrucciones anticipadas que has definido, con la indicación del margen de tiempo, durante el cual la instrucción quedará activa y la información acerca de cómo atender las llamadas.

 

• Instrucción estándar: es el conjunto de instrucciones estándares que serán válidas siempre que no exista otra instrucción. Estas reglas definirán la manera estándar en la que tus llamadas serán atendidas, lo que el/la secretario/a debe decir, para quién estás disponible y para quién no.

 

 

• Nueva instrucción:

si quieres modificar o añadir algo al conjunto de instrucciones estándares, puedes hacerlo en tiempo real y rápidamente, definiendo como deseas que tu secretario/a atienda tus llamadas.

Deberás definir:

• qué llamadas transferir (Todos / Vip / Nadie);
• qué es lo que se tiene que decir, a quién llamar en el caso de que no estés disponible, etc… (hay doce opciones);
• el periodo de tiempo en el que la instrucción debe permanecer válida.

 

 

 

 

Feedback app

Puedes dejar tu opinión o reportar algún tipo de problema, sugerencia y/o incidencia acerca del uso de nuestra app.

 

 

 

Configuración

En el apartado de los ajustes puedes modificar muchas informaciones, como, por ejemplo, los números donde desviar las llamadas, el mensaje de bienvenida, el idioma,
etc…

 

 

 

Amoldar el servicio de telesecretariado a tu agenda, necesidades y negocio, ¡nunca ha sido tan fácil!

Si quieres obtener más información sobre nuestro servicio puedes llamar el 900 423 701, o puedes visitar nuestra web.