¿Cómo dirigir un equipo con trabajadores a distancia?

Muchas son las personas que trabajan desde casa y que no lo hacen de forma independiente, sino formando parte de un equipo. Los nuevos directivos se enfrentan ahora a un reto diferente, además del propio de manejar un equipo, y es adaptarse al nuevo modo de trabajar, donde hay empleados que están en la oficina y otros que no. ¿Cómo ser un buen jefe en remoto y coordinar los equipos a distancia? 

Las claves para dirigir correctamente a un equipo que trabaja a distancia son muchas, aquí vamos a ver algunos consejos.

Reuniones virtuales

Las nuevas tecnologías ofrecen herramientas colaborativas que juegan un papel fundamental. Hoy día es posible reunir al equipo en videoconferencias en las que es posible conectarse desde varios ordenadores a una misma sala virtual. Allí se puede dialogar, exponer los últimos puntos de un proyecto e incluso compartir fotos, videos y documentos. Lo importante, es que todo se hace del mismo modo que si se estuviese en una sala física del edificio, solo que en realidad cada integrante de la reunión puede estar en un lugar del mundo. Un buen jefe debe ser capaz de coordinar los diferentes husos horarios de sus integrantes para poder realizar reuniones efectivas con los miembros de su equipo que se encuentran en remoto.

Conexión diaria con el equipo

Las formas de conectar con cada uno de los empleados que trabajan en remoto son hoy día muy sencillas. El tan conocido y usado correo electrónico es esencial. Los chats, las conversaciones por Skype e incluso las llamadas de teléfono son otras de las maneras de estar en contacto. Pero ahí no se termina la comunicación, hay aplicaciones como Slack o Basecamp que permiten que los empleados se sientan como si estuviesen en la oficina, pues quedan ejecutándose de fondo y cuando hay algún mensaje avisan al usuario. Permiten la creación de salas virtuales para hacer descansos, donde tomar café de modo virtual como si de un descanso con los compañeros se tratase y permiten relajar un poco más el tono laboral hasta el punto de permitir que se creen relaciones amables y cordiales entre los empleados, que se conocerán un poco más.

Multiculturalidad e idioma

En la mayoría de ocasiones el idioma nativo es algo que difiere entre los distintos empleados en remoto, ahí está la clave, y es que cada persona es capaz de aportar lo mejor de su tarea en su idioma nativo y de ese modo realizarse de una manera más eficaz que si se trabaja en un idioma no nativo. El inglés es el idioma de los negocios, por lo que jefes y empleados han de dominarlo para poder entenderse y trabajar en la misma dirección.

Asignando tareas

La asignación de tareas a personas que trabajan en remoto necesita ser clara y concisa. El objetivo es tener el trabajo bien hecho y cumpliendo plazos, sin malos entendidos. El plazo para entregar la tarea ha de estar claro, y contrastado con la persona que va a realizarla. Cuando antes se detecte que puede existir un retraso antes se podrá tomar alguna acción que lo evite. La descripción de la tarea a realizar debe quedar totalmente clara para ambas partes, tanto empleado como jefe, por lo que hay que dar énfasis a este punto para garantizar el éxito.

Objetivos

Los trabajadores en remoto han de saber cuáles son los objetivos de su trabajo, pues permite que se impliquen más en sus tareas, detecten deficiencias y errores y puedan aportar mejoras, soluciones e innovaciones. Trabajar sin más puede hacer que los empleados terminen desmotivados, pero si ese empleado conoce la utilidad de su tarea es probable que se implique más, la realice mejor y se sienta reconocido y motivado. Muchas veces simplemente indicarles la web donde aparecerá su artículo escrito, o dónde se mostrará ese diseño gráfico que ha realizado es suficiente para crear un buen ambiente y motivarlos.

Seguimiento del proyecto

Cualquier proyecto donde algún integrante, o a veces todos, se encuentran en distintas ubicaciones es necesario que tenga un seguimiento de su avance y del estado del mismo. Es fundamental utilizar un buena herramienta o aplicación que permita llevar el control de las tareas de cada empleado, las fechas de entrega, reuniones y todo lo que implica gestionar un equipo. Solo así se podrá saber cuál es el avance del mismo.

Buenos hábitos

En definitiva, para crear un buen lugar para trabajar no hace falta que todo el mundo se encuentre físicamente en el mismo sitio. Un directivo que tenga su equipo en remoto ha de seguir los buenos hábitos de un directivo de siempre, pero con más comunicación y el uso de más herramientas que permitan el control, la gestión y la comunicación del equipo que puede estar presente por todo el mundo. ¿Forma parte ya de un equipo virtual?