Los servicios de secretaría para su smartphone: así funciona la aplicación Secretaría.es

Con este tutorial aprenderá cómo gestionar sus llamadas con la aplicación Secretaría.es y cambiar las instrucciones para su servicio de secretaría en un solo clic y en tiempo real.

Con la aplicación Secretaría.es puede decidir en cualquier momento, lo que su secretaria debe informar a sus contactos cuando recibe llamadas telefónicas cuando usted, por ejemplo, no se encuentra en la oficina, está ocupado con un cliente o en una reunión, etc. También puede definir a su secretaria qué contactos están sometidos a dichas indicaciones: todos, ninguno, o sólo las llamadas VIP. Con la aplicación Secretaría.es también se puede decidir en cualquier momento cuando se deben desviar sus llamadas. Por ejemplo, si su línea está ocupada o no disponible, o si usted no puede atender la llamada en un periodo predefinido de tiempo (por ejemplo, 3 tonos de llamada).

Instalación y configuración de la aplicación Secretaría.es

Lo primero y más importante es lo siguiente:  la aplicación Secretaría.es está disponible de forma totalmente gratuita y tanto para Android como para iPhone o iPad. La versión actual, cuyas características nos gustaría presentar aquí es la 4.2. Las siguientes capturas de pantalla y descripciones se refieren a la versión de Android, pero también los usuarios de iPhone o iPad pueden descubrir con estas capturas las funcionalidades rápidamente, porque son casi idénticos en todos los dispositivos.

En primer lugar, hay que instalar la aplicación. Al final de la instalación, haga clic en “Entrar”, la aplicación muestra la siguiente pantalla de entrada:

Si aún no es cliente Secretaría.es, puede utilizar los botones de “¿aún no tiene cuenta?”, rellenar el formulario de inscripción y probar el servicio. Si ya tiene una cuenta de usuario Secretaría.es, facilite su nombre de usuario y contraseña. Si está usando la aplicación por primera vez, le aparecerá un asistente de configuración. Esto le ayudará a elegir la configuración básica de las funciones principales de la aplicación.

Siempre se puede saltar el asistente y podrá más tarde tener acceso desde “Menú principal > Su secretaria > Quiero usar el asistente de configuración” para recuperar el Asistente de configuración otra vez.

Desde el menú inicial, puede configurar el desvío de llamadas a su secretaría telefónica con un clic: puede acceder a las mismas opciones más adelante desde el “Menú principal > Desvío de llamadas” y volver a modificarlas si es necesario. La pantalla de “desvío de llamadas” le permite elegir el tipo de desvío de llamadas que es más útil para usted. Se recomienda el ajuste “automático”, para que sus llamadas se desvíen siempre que el teléfono esté ocupado o cuando la llamada permanezca un tiempo prolongado de tonos sin responderse.

Con el ajuste “manual” puede configurar uno o más tipos de desvío de llamadas de forma individual, al igual que activar y desactivar dichas configuraciones.

Si ha seleccionado el desvío automático de llamadas y desea desactivarlo, vuelva a la pantalla de “Desvío de llamadas” y seleccione el botón “Desactivar”. Para desactivar desvíos manuales, primero haga clic en “Manual” y luego haga clic en “Desactivar todas las redirecciones”. Tras la configuración obtendrá una confirmación.

Para estar seguro de que usted ha configurado y guardado correctamente sus instrucciones, puede hacer aquí una llamada de prueba y hablar con su secretaria Secretaría.es.
La aplicación muestra a continuación para cada llamada la siguiente pantalla de bienvenida que enumera las funciones más importantes. Los mismos ajustes se puede acceder en cualquier momento desde el menú principal,  si hace clic en “su secretaria.” Aquí puede ver las funciones individuales con más detalle:

Al guardarse el mensaje, su secretaria verá en tiempo real la cita en su agenda diaria y podrá gestionar sus llamadas de acuerdo a su voluntad.

1) Me gustaría enviar un mensaje. 

Con esta función se puede enviar un mensaje en tiempo real a su secretaria. Si desea, por ejemplo, cambiar el perfil o si necesita la ayuda del servicio de cliente, puede utilizar este cuadro de texto.

2) Me gustaría hacer una valoración.
Puede enviar sugerencias, hacer preguntas, dejar ideas para mejorar la aplicación o problemas técnicos. También tiene la opción de adjuntar imágenes.

3) Me gustaría organizar el día

En esta sección, puede organizar su agenda. Esta característica le recuerda en cualquier momento lo que tiene planificado cada día y puede dejar las nuevas instrucciones para la secretaria. Al hacer clic en “Configuración”, puede decidir libremente a qué hora y qué día de la semana quiere mostrar las notificaciones.

4) Me gustaría compartir mis contactos
Esta configuración permite compartir los contactos de su agenda con su secretaria. Esta opción es especialmente útil, para que sea mucho más fácil de identificar a la persona que llama. Una vez que comience a escribir el nombre de la persona, la secretaria verá una lista de nombres de su libreta de direcciones y mejorará en gran medida la recopilación de datos.

5) Me gustaría configurar la gestión de llamada
Aquí puede definir el procesamiento de llamadas estándar para ser utilizado por su secretaria, cuando no hay otra cita disponible en su programación diaria. Para configurar el manejo de llamadas estándar, haga clic en “Inicio” y elija una de tres opciones: transferir todas las llamadas entrantes,  no transferir ninguna llamada, o solo transferir algunas llamadas.

Si alguien trata de ponerse en contacto con usted, su secretaria Secretaría.es le informará a dicha persona sobre el impedimento que tiene para ponerse al teléfono, según la razón que usted ha proporcionado. Puede tanto seleccionar una excusa estándar como introducir un texto personalizado.

Para guardar esta configuración, haga clic en “Hecho”.

6) Me gustaría hacer uso del setup wizard (asistente de configuración).
Con esta opción se puede ver de nuevo el tutorial de configuración de la aplicación.

7) Me gustaría cambiar el texto del saludo.
Con esta opción siempre se puede cambiar el texto del saludo para ser utilizado por su secretaria virtual cada vez que recibe una llamada para usted. Usted puede elegir libremente el texto de dicho saludo (por ejemplo, “Empresa XYZ, buenos días, ¿qué puedo hacer por usted?). Es importante saber que esta opción sólo está disponible para la secretaría principal, incluso si usted ha reservado servicios de secretaría adicionales para distintos empleados.

Ahora le mostraremos en detalle cómo se pueden utilizar otras funciones del menú principal.

Configurar programación diaria y consultar el historial de llamadas

Agenda del día

En su programación diaria, puede introducir citas para el día actual o fechas futuras, al igual que cambiar las citas previamente guardadas. Un ejemplo concreto sería: si usted tiene toda la mañana en una conferencia y planea estar de vuelta en la oficina a las 15:00. Para definir una nueva cita, haga clic en el símbolo + (arriba a la derecha). Se abrirá una pantalla en la que puede introducir la información de dicha cita.

A continuación, seleccione el período de tiempo del evento (con los botones 1 y -1 puede modificar el tiempo), y define un mensaje individual, que va a mostrar su secretaria Secretaría.es exclusivamente en ese periodo de tiempo. Al final, haga clic en “Hecho” (arriba a la derecha).

Si a las 14:30 horas, se da cuenta de que no va a estar a tiempo en la oficina, puede cambiar el mensaje para su secretaria Secretaría.es accediendo simplemente a su programación diaria, y seleccionando el evento que desea cambiar. Después haga clic en el tiempo y mueva el final del evento a 1 hora.

Si usted espera una llamada de un cliente clave a las 15.30, que ha guardado en la agenda como un cliente VIP, puede personalizar la gestión de llamadas y la excusa que le dará la secretaria. Debe, por tanto, elegir el icono naranja “sólo transferir VIPs”. Después haga clic en “Hecho” para confirmar los cambios:

En todas las demás situaciones en las que usted quiere que su secretaria desvíe todas las llamadas, seleccione el icono verde “desviar todas las llamadas”. Cuando alguien llama, su secretaria Secretaría.es le pondrá en contacto a usted con la persona que llama, informando previamente de su nombre y el motivo de la llamada. De esta manera, usted puede siempre elegir si desea aceptar la llamada o comunicar un mensaje específico a la persona que llama.

El historial de llamadas

El historial de llamadas es un archivo con la lista de todas las llamadas recibidas. Además de la actualización en tiempo real, el historial de llamadas proporciona otras funciones interesantes. Al hacer clic en una llamada, puede acceder a la correspondiente nota de llamada. Si la llamada es urgente, la nota de llamada muestra un signo de exclamación en el lado derecho. Aquí puede llamar accediendo al contacto directamente. Si se desplaza a una nota de llamada hasta el final, podrá ver la función de valoración o puntuación.

La herramienta de puntuación tiene la ventaja de que nuestro sistema siempre intenta asignar sus llamadas a los secretarios, con los que usted estaba muy satisfecho en el pasado. De esta manera se puede garantizar que sea posible siempre sus secretarios favoritos contesten sus llamadas. Cuanto más puntúe o valore las llamadas, más fácil es para Secretaría.es transmitir sus llamadas a los secretarios deseados.

SUGERENCIA: Las llamadas recibidas se muestran en el historial de llamadas, y también en sus notificaciones. Si lo desea, puede elegir un sonido para dichas notificaciones. En el menú principal de la aplicación, haga clic en “Configuración”> “Notificaciones” y seleccione el tono deseado.