¿Tiene poco tiempo? ¡Ningún problema! Porqué el Outsourcing es la solución perfecta para negocios pequeños y emprendedores.

Tanto las empresas pequeñas como los autónomos o emprendedores se enfrentan a los mismos retos diariamente al intentar superar las dificultades que surgen de sus negocios. Buscan tiempo para dar a conocer el negocio y a menudo, tienen que realizar todo tipo de tareas, desde tareas relacionadas con la contabilidad hasta la atención de llamadas.
Los fundadores de Secretaría.es, un servicio de secretaría virtual creado en 2012 para dar soporte a negocios y profesionales en España, se encontraron con la misma situación: estaban demasiado ocupados durante la creación de otras empresas. Entre expandir sus negocios y mantener las tareas diarias estaban desbordados. Entonces, pensaron en contratar a más personal para que les ayudara con las tareas básicas, tales como la atención de llamadas, envío de correos electrónicos y comunicaciones. Sin embargo, esas tareas no eran suficientes como para contratar a alguien a tiempo parcial. Fue entonces cuando se les ocurrió la magnífica idea: una secretaría virtual.

Varias personas para cubrir un único puesto de trabajo

A diferencia de los servicios de secretaría tradicionales, o incluso de los servicios de asistencia personal que se han hecho tan famosos en estos últimos años, la idea detrás de Secretaría.es era diferente. En vez de tener a una persona sentada frente al teléfono durante todo el día, los fundadores decidieron que sólo unas cuantas secretarias podían ofrecer el servicio a diversas empresas. Muchos de los emprendedores o empresas pequeñas estaban en la misma situación: necesitaban personal de manera ocasional o a tiempo parcial.
Mediante el uso de un software muy avanzado y tras muchas horas de programación, se ideó Secretaría.es: cuando una persona llama a una empresa, la llamada se redirecciona a las secretarias virtuales de Secretaría.es. Aparece una pantalla con el nombre de la empresa, cómo responder las llamadas (XYZ, ¿cómo puedo ayudarle?), además de toda la información importante, tales como la lista de clientes, la lista de clientes VIP, o incluso las horas en que puede transferirse la llamada al dueño de la empresa o sus empleados.

En este sentido, las personas que llaman a las secretarias de Secretaría.es no saben que están hablando con alguien que no está en la empresa. Las llamadas se atienden de lunes a viernes de 09:00 a 20:00 h. A la vez, el negocio minimiza costes fijos, al pagar solamente una parte del salario que se le pagaría a una secretaría empelada a tiempo completo (unos mil euros al mes).

Beneficios adicionales al servicio de secretaría

Por supuesto, la idea tuvo éxito rápidamente. No es solamente un servicio de secretaria más rentable, sino que también evita las dificultades de tener que contratar personal: ausencias por enfermedad o vacaciones, por ejemplo. Además de que contratar nuestro servicio es mucho más sencillo, ya que no es necesario realizar procesos de selección, entrevistas o tener que respetar los preavisos impuestos para la finalización de un contrato.
De todas maneras, podemos decir que la ventaja más importante de nuestros servicio es que siempre hay alguien respondiendo su teléfono. Hoy en día, nuestro mercado se ha vuelto muy competitivo dada la cantidad de información disponible en internet. Desafortunadamente, muchas personas ya no dejan mensajes en el contestador, simplemente prueban a ver si otra empresa les coge el teléfono.

Una llamada perdida puede suponer perder un cliente. Una voz agradable al teléfono siempre será mejor que un contestador automático, o que hacer esperar a un cliente varios tonos de llamada. Además, si sus clientes quedan satisfechos con nuestra atención, podrán recomendar su empresa a otros compañeros.